טעויות נפוצות בתלוש השכר

אין חברה שלא עושה טעויות בתלושי השכר של העובדים.
חלק מתפקידו של מנהל הכספים בחברה הוא לבקר על תהליך הכנת השכר ועמידה בתנאי החוק.
עובדים חייבים גם הם לבדוק את תלושי השכר שלהם ולוודא שאין טעויות.
כל הכתוב פה מתייחס לטעויות בתום לב ולא כאלו שנעשו במכוון ובאמת יש לחברה רצון לתקן ולהימנע מהן.

חברות מאבדות הרבה כסף בגלל טעויות בתלושי השכר הן בגלל טעויות בתלוש לרעת החברה והן בגלל טעויות לטובת החברה וכתוצאה מכך תביעות של עובדים, עיצומיים כספיים של משרד העבודה.

דיסקליימר!! אני לא חשב שכר הטעויות המובאות פה הן על בסיס ניסיון אישי בהכנת ובדיקת שכר ואין בהם תחליף לקבלת ייעוץ מקצועי.

קצת לפני שאצלול לטעויות נפוצות שבאופן אישי ראיתי במהלך השנים, מספר נושאים שחשוב שבתור אנשי כספים תכירו בקיומם.

מי מכין את השכר בחברה

ישנן 2 אפשרויות בהכנת שכר בחברה:

1. עובד חברה – חשב/ת שכר, מנהלת חשבונות, חשב, מנהל כספים.
2. ספק חיצוני – לשכת שירות, רואה החשבון של החברה.

בשתי האפשרויות חשוב לבדוק את השכר למציאת טעויות.

כאשר עובד החברה אחראי על השכר, חשב/ת שכר עובר מספר השתלמויות (3 נראה לי) כל שנה כל שאר האורגנים שצוינו לא עוברים בכלל ויכול להיות שבכלל לא למדו שכר. כאשר עובד של החברה מבצע את השכר יש חשיבות גדולה יותר לבדוק גם תרמיות ומעילות (סיכון גבוה יותר מספק חיצוני).

באופן תיאורטי ספק חיצוני המתמחה בשכר אמור להיות סופר מקצועי מאחר וזאת התמחותו, לא כך המצב בכל המקרים ומאוד חשוב לבדוק אותו.
עובדים של ספק חיצוני עושים שכר למספר חברות במקביל, הם מתחלפים לא מעט, החברות שמעסיקות אותם לא פעם מנסות לחסוך בעלות שכר ולא תמיד מעסיקות את מיטב המוחות והם פחות מחוברים רגשית לחברה ולכן חשוב לבדוק אותם.

משרד העבודה ובודק שכר מוסמך

ביולי 2017 פורסמו תקנות להגברת האכיפה של דיני העבודה (בודק שכר מוסמך), תשע"ז-2017 והוקם מקצוע חדש שנקרא בודק שכר מוסמך (ע"י משרד העבודה), ניתן למצוא את רשימת כל בודקי השכר המוסמכים באתר משרד העבודה.
יצא לי לפגוש אחד כזה ב-2018 (בסוף לא לקחתי את שרותיו), בגדול בודק שכר מבצע בדיקה מדגמית על השכר ובודק עמידה בתנאי החוק וצווי ההרחבה ב-שכר העבודה, שעות נוספות, חוק המנוחה, חגים, הפרשות, ניכויים וכו'.
בודק השכר יבצע את הבדיקה שיבצע משרד העבודה במידה והוא יחליט לבצע בדיקה (פנייה של עובד או פנייה יזומה של המשרד) שהחברה עומדת בחוקי המדינה בתשלום השכר, במקרה ולא משרד העבודה רשאי להטיל עיצומים כספיים והתראות מינהליות, ניתן לעיין במאגר העיצומים הכספיים שניתנו למעסיקים ולהבין את סדר גודל הקנסות והסיבות שבגינן מקבלים עיצומים כספיים.
שימו 💚 שיכולה לחול עליכם גם אחריות פלילית.

האם לקחת בודק שכר מוסמך או לעשות את העבודה בעצמכם?
אני משאיר את זה לכם, כפי שכתבתי אני וויתרתי על שרותיו ולאחר השיחה איתו הלכתי לבדוק את על מה ניתנות התראות ועיצומים ותיקנתי לא מעט. מצד שני קחו בחשבון שאם אין לכם חשב/ת שכר, החוקים מתעדכנים לא מעט.

טעויות נפוצות בתלוש השכר ואיך להמנע מהן

אלו חלק מהטעויות אשר קורות בתלושי השכר.

1. שליחת תלוש השכר באמצעים אלקטורניים ללא הסכמה

חברה מחויבת להנפיק תלוש שכר לעובד עד ה-9 לחודש שלאחר חודש השכר.
טעות שלא מעט מעסיקים עושים היא שהם מוסרים את התלוש באמצעות דואר אלקטרוני ללא שקיבלו את אישור העובד לכך.

בהתאם לתקנות הגנת השכר (דרכים מיוחדות למסירת תלוש שכר), התשע"ז-2018​, ניתן למסור את התלוש באמצעות דואר אלקטרוני אבל צריך לעמוד במספר תנאים:

• הסכמת העובד לקבלת התלוש בדוא"ל – ראו טופס הסכמה לקבלת תלוש שכר באמצעים אלקטרוניים
• הבטחת גישה לאמצעי האלקטרוני ממנו ניתן יהיה להפיק את תלוש השכר
• אפשרות הדפסת התלוש ומתן אפשרות לקבלת תלוש מודפס
• שימוש בטכנולוגיה המאפשרת הגנה מירבית על פרטיות העובד ואמיתות המידע (בעיקר שיהיה מוצפן)

בתור אנשי הכספים של החברה תוודאו שחלק מהסכם העבודה כולל חתימה על טופס הסכמה לקבלת תלוש השכר באמצעים אלקטורניים.

2. מחסור בנתונים בתלוש השכר

בהתאם לתוספת לחוק הגנת השכר, התשי"ח-1958 יש נתונים ופרטים אשר המעסיק נדרש לציין בתלוש השכר.
כל הפרטים מופיעים בתוספת לחוק ברשימה מאוד מפורטת.

אני לא הכרתי את זה עד לפגישה שהיתה לי עם בודק השכר ואז ראיתי שהחברה שעבדתי בה לא עומדת בדרישות החוק ומיהרתי לתקן חלק מהליקויים.
התיקון הוא בדרך כלל בהגדרות של התלוש או קליטת נתונים באופן כולל לחברה (באמצעות אקסל או API).
מרבית הפרטים הם מובנים בתוכנת שכר ומופיעים באופן אוטומטי בתלוש השכר, אבל יש פרטים שצריך להכניס באופן ידני או בממשק כמו לדוגמא מספר ימי העבודה, שעות העבודה והיקף המשרה, בנוסף ישנם פרטים שלפעמים צריך לסמן בצ'ק בוקס בתוכנה כדי שיופיעו, לדוגמא צבירת ימי חופשה / מחלה / הבראה וכמות הימים שניתנו בתקופת התשלום.

3. נתונים אישיים לא נכונים

אחת מהסיבות העיקריות להחזר מס היא אי ניצול הטבות מס אשר ניתן לקבל אותן באמצעות מילוי טופס 101 בעת תחילת עבודה או בעת שינוי בחיים (לידה, גירושים, מעבר ליישוב מזכה וכו').

קיימות 2 סיבות עיקריות לטעויות בנתונים:

1. מילוי שגוי או אי מילוי בכלל של טופס 101.
2. הקלדת נתונים לא נכונה מטופס ה-101 למערכת השכר.

הטעויות בגלל הסיבה השנייה מצטמצמות בשנים האחרונות בגלל השימוש הגובר בטופס 101 אלקטרוני שמתממשק למערכת השכר.

את הטעויות האלה ניתן לגלות באמצעות מעבר של עין נוספת על טופס 101 מול המערכת או שהעובד מודע לזכויותיו ושם לב שחסרות לו נקודות או זיכויים המגיעים לו.
הרבה פעמים לעובדים אין מושג בזה ואו שזה לא מתגלה בכלל או שהם מגיעים לעשות החזר מס ואז אם יענו על שאלון מיצוי זכויות כמו שצריך זה יתגלה ויקבלו את זה (עד 6 שנים אחורה בלבד).

4. אי העברת סכומים שנוכו או העברה באיחור או אי העברה בכלל

לפי מאגר העיצומים הכספיים למעסיקים זאת אחת הסיבות העיקריות לעיצומים שחלים על מעסיקים על ידי משרד העבודה.

מעסיק מנכה סכומים ומשמש בין השאר כצינור העברת כספים בשני מקרים עיקריים:

1. ניכויים למוסדות המדינה – מס הכנסה וביטוח לאומי(כולל דמי בריאות).
2. ניכויים לחברות הביטוח, קרנות הפנסיה וקופות הגמל – הפרשות לגמל ופיצויים.

לניכויים למוסדות המדינה יש את המועדים הקבועים בחוק (בדרך כלל עד ה-15 לחודש) והם יכולים להשתנות בהתאם לחגים ומועדים, אי הגשה בזמן תגרור קנסות, ריביות והצמדה.
לגבי ניכויים להפרשות לגמל ופיצויים, על פי חוק מעסיק מחוייב להעביר את הסכומים שניכה עד 30 יום מחודש שבגינו שולם השכר, גם פה במקרה של איחור הקופות יודעות להצמיד את האיחורים בתשלום ולחייב את המעסיק בכך (במקביל נשלחת הודעה לעובד).

שימו 💚 במקרה של ניכויים יש גם אחריות פלילית על מעסיק שמנכה ולא מעביר את הכספים, תירוצים תזרמיים לא עוזרים.

בתור אנשי כספים אתם חשופים פלילית (נכון שבעלי החברה יותר) וחשוב שתדאגו לתשלום הניכויים בהתאם לחוק ותתנו עדיפות לתשלום זה גם כאשר קיימת לחברה בעיה תזרימית לשלם.
לגבי ניכויי הגמל והפיצויים, חשוב להתייחס לדוח היזון חוזר שמתקבל מחברת התפעול של החברה על מנת לאתר סכומים שחזרו לחברה בגלל בעיות כאלו או אחרות (אחוזי הפרשה לא נכונים, עובד שלא העביר טפסים לקופה וכו').

אם אתם עובדים, כדאי לכם מדי פעם להיכנס לאזור האישי שלכם בחברת הביטוח / קרן הפנסיה / קופת הגמל ולבדוק את דוח פירוט ההפקדות שאכן נעשה בהתאם לשכר שלכם ושאכן קיימות הפקדות (גם זה קורה, מעסיק שמנכה לעובד ולא מעביר בכלל את הכסף לקופות).

5. אחוזי הפרשות סוציאליות לא נכונים

עובד זכאי להפרשות סוציאליות על פי חוק או על פי הסכם עבודה.
בגמל ופיצויים אחוזי ההפרשה על פי חוק נכון לכתיבת שורות אלו (4/2024) גמל עובד הוא 6% (ניתן להגדיל עד 7%), גמל מעביד 6.5% (ניתן להגדיל עד 7.5%) ופיצויים 6% או 8.33% (תלוי בהסכם ובסעיף 14).
בקרן השתלמות חלק העובד יהיה 2.5% וחלק המעביד יכול להיות 2.5%, 5% או 7.5% כתלות בהסכם עבודה או בצווי ההרחבה.

כאשר מקימים קופות במערכת השכר יש צורך לקבוע אחוזי הפרשה בכל אחד ממרכיבי ההפרשה בחלק המעביד ובחלק העובד.
קורה לא פעם שמי שעושה את הפעולה הזאת טועה באחוזי ההפרשות או מפריש לפיצויים 6% (כי כך בנויה הקופה הזאת במערכת) למרות שבהסכם ההעסקה נקבע 8.33%.
סיבה נוספת לבעיות באחוזי ההפרשה הן טופס קוביות אשר העובד חותם מול הקופה אינו תואם לכתוב בהסכם ואז חלק מהכספים לא יקלטו בקופה / יקלטו כהפרשים / יוחזרו למעסיק.

אנשי כספים כדי להמנע מהטעות הזאת:

• תוציאו דוח קופות ממערכת השכר ובדקו את אחוזי ההפרשה בכל קופה, באופן כללי כדי להימנע מטעויות כאלו כדאי לצמצם למינימום את כמות הקופות הפתוחות במערכת ולא להקים לכל עובד קופה משלו אלא לפי חברות הביטוח. אם לחלק מהעובדים יש הפרשות שונות מהסטנדרט בהגדרת קופה שנו את זה במסך העובד במערכת השכר ולא במסך הקופות שמשפיע על כלל העובדים.
• החל משנת 2016 חלה על המעסיקים חובת דיווח אחיד לחברות הביטוח, הפנסיה והגמל תתייחסו לדוח היזון החוזר מהקופות אשר אמור להתריע על בעיות באחוזי ההפרשות או אי קליטת הכספים בקופות.

עובדים כדי להמנע מהטעות הזאת:

• קחו מולכם את תלוש השכר ובדקו בניכויי עובד שאכן מופרש לתגמולים על פי חוק (6%) ושבניכויי מעסיק מופרש הן לתגמולים (6.5%) והן לפיצויים (% על פי הסכם).
• כנסו לאיזור האישי שלכם בחברת הביטוח / קרן הפנסיה / קופת הגמל ותבדקו בדוח פירוט ההפקדות שאכן נעשו לכם הפקדות ובאחוזים בהתאם לכתוב בהסכם העבודה שלכם.

6. זקיפת שווי לא נכונה

זקיפת שווי מתבצעת במערכת השכר כאשר עובד מקבל הטבת שכר שהיא שוות כסף וטובת העובד גוברת על זו של המעסיק – רכב, מתנות לחג, סוציאליות מעל התקרה וכו'.
שווי יכול להיות מגולם (המעסיק סופג את המס) או שהמס יכול על העובד, הכל תלוי במה שסוכם.
זקיפת שווי שלא לצורך או לחלופין בסכומים לא נכונים היא סופר מיותרת ורק פוגעת בעובד שמשלם יותר מס ללא סיבה.
אי זקיפת שווי למרות שניתנה הטבה היא כמובן עבירה (אזרחית ופלילית) ולא אדון בזה פה.

באופן כללי כאשר ניתנת הטבה לעובד תבדקו טובת מי גוברת המעסיק או העובד ואף תתייעצו עם רואה החשבון של החברה, יש מקרים שניתן להימנע מזקיפת שווי למרות מתן ההטבה (קורס ששומר על רמתו המקצועית של העובד, מתנות נמוכות מסכום תקרה, כנסים מקצועיים וימי גיבוש בתנאים מסוימים וכו').

טעויות שפגשתי בהן שחשוב להכיר כאיש כספים שבודק את השכר:

1. זקיפת שווי שלא לצורך על הפרשות לגמל, פיצויים וקרן השתלמות בתיאום מס

בעת תיאום מס נדרש מבצע התיאום לדווח על ההכנסות השונות שלו ובהתאם לכך יקבע פקיד השומה האם יש צורך לזקוף שווי על ההפרשות או לא.
מכין השכר צריך לשים לב להערה הזאת בטופס תיאום המס שמתקבל מהעובד ולעדכן זאת נכון במערכת השכר (יש אפשרויות בחירה).

טעות שנתקלתי בה, עובד הביא תיאום מס שכתוב "אין לחייב במס הפרשות לקרן השתלמות, לפיצויים בקופות גמל ולתגמולים בקופה לקצבה"
ולמרות זאת נזקף לו שווי, מה שגרם לקופת המדינה להתעשר שלא לצורך וגרם לעובד לעבור את התקרה הנמוכה של ניכוי המס.

דוגמא לאישור מס שאין לזקוף שווי

2. זקיפת שווי בסכומים לא נכונים

בהתאם לסעיף 8 בתקנות מס הכנסה (ניכוי ממשכורת ומשכר עבודה), תשנ"ג-1993 זקיפת השווי צריכה להיות סכום התשלום כפי שעלה למעביד או לפי מחיר השוק, הכל לפי הגבוה (למעט שווי רכב).

שווי תלושי שי

הרבה מעסיקים טועים וזוקפים שווי בהתאם בהתאם לשווי השוק של התלושים הניתנים לחג ולא מתייחסים להנחת הכמות שבדרך כלל קיימת מול הספק.
ב-2003 פירסמה דוברות נציבות מס הכנסה (לא הצלחתי למצוא את הפרסום) שמבקרים של רכישה מרוכזת של תלושי שי בידי המעביד, ניתן לזקוף שווי לעובד כולל ההנחה המסחרית שניתנה למעביד.

דוגמא מספרית לצורך הבנה, המעביד מעניק 500 ש"ח תלושי שי אשר שהוא קנה בהנחה של 10%, כלומר ב-450 ש"ח.
במקרה זה יש לזקוף שווי לעובד בסך 450 בלבד.

שווי רכב

בלי להכנס ליותר מדי מקצועי, יש הבדל בשווי רכב על רכבים שנרשמו לפני 1.1.2010 שנזקפים לפי קבוצות רכב ואחרי שזקף שווי בשיעור 2.48% ממחירון הרכב (לפני הטבות של כלי רכב חשמלי והיברידי).
כאשר מכניסים שווי רכב במערכת השכר צריך להסתכל על רישיון הרכב ולהכניס את הנתונים בו.
לא תמיד קורה ולכן לעיתים נזקף שווי לא בהתאם לתקנות בתלוש.
מס הכנסה הכין סימולטור שווי שימוש ברכב צמוד ניתן לוודא שהשווי שנזקף לכם בתלוש הוא אכן השווי הנכון.

שימו 💚
שווי רכב נזקף באופן מלא בכל חודש גם אם הרכב היה ברשות העובד רק חלק מהזמן.
אבל התחלנו את העשור בשני מקרי קיצון של מגיפה עולמית ומלחמה מקומית, בשני המקרים מס הכנסה איפשר באופן חריג לזקוף שווי באופן יחסי לעובדים שהיו בחל"ת או נקראו למילואים במסגרת מלחמת חרבות ברזל.

7. צבירת ימי חופשה / הבראה ומחלה

צבירות בתלוש השכר יכולות להעשות על פי חוק או על פי הסכם אישי, כמובן שימי הצבירה המיניליים הם על פי חוק והסכם אישי יכול רק להטיב.
לא נכנס לחוק, יש אתר כל זכות המעולה שניתן לראות בו את מינימום הימים בכל אחד התנאים הסוצאליים.

בתור אנשי כספים אשר בודקים שכר, בשביל לבדוק את הנושא הזה תפיקו דוח העדרויות או כל שם שהוא נקרא במערכת השכר, בגדול להוציא דוח שמראה את מספר ימי החופשה / מחלה / הבראה השנתית של כל העובדים ולוודא מספר דברים:

1. שבכלל נפתחה להם צבירה במערכת (כן צריך להגדיר את זה).
2. שזה עומד בתנאי החוק / הסכם. רצוי בהחלט לדגום מספר הסכמי שכר חדשים או את כולם תלוי בכמות שנעשו באותו חודש שאתם בודקים ולודא את התאמתם למערכת (דרך טובה גם לאיתור עובדים פקטיביים).
3. שעובדים אכן מנצלים את ימי החופשה שלהם או נמצאים ביתרה שלילית (הסבר מטה).

דבר נוסף הוא עניין המקסימום הנצבר, החלק הפשוט הוא ימי מחלה שניתן לצבור עד 90 ימים (יש צ'ק בוקס במערכת), הבראה משלמים אחרי צבירת ותק של שנה ולא צוברים מעבר (למעט בשנת העבודה הראשונה אם המעסיק משלם בחודש מסוים לכל החברה) יש חברות שמשלמות הבראה באופן חודשי ויש כאלו שנוהגות לשלם בחודש יולי / אוגוסט.
החלק היותר חשוב בפיקוח הוא ימי החופשה הצבורים, בגדול על פי חוק עובד צריך לנצל את כל ימי החופשה שלו באותה השנה ולא אמור לצבור לשנים הבאות, אבל וזה אבל גדול המעסיק צריך לוודא שהוא מאפשר לו לנצל את ימי החופשה ולא ניתן לאפס אותן ללא הוכחה לכך.
מי שמתעסק בדוחות כספיים יודע את המשמעות של צבירה גדולה של ימי חופשה על התחייבויות ודוח רווח והפסד ולכן חשוב מאוד בתור אנשי כספים להתריע על צבירות ולדאוג לניצול של ימי חופשה על ידי עובדים.
לגבי יתרה שלילית של ימי חופשה, על פי חוק אסור להגיע למצב כזה (כן אני יודע שבפועל זה לא ככה) ואפילו שהמעסיק רוצה להטיב עם העובד הוא לוקח סיכון שבעת סיום העסקה הוא לא יוכל (יוכל אבל לוקח חשיפה) לקזז משכרו של העובד את הימים האלו.

בתור עובדים, כדאי מאוד שתקחו תלוש שכר (בייחוד הראשון) ותסתכלו שהצבירות בתלוש (בדרך כלל בתחתית התלוש) תואמות את מה שסיכמתם בהסכם העבודה.