מדריך פרקטי לרישום פקודות יומן בהנהלת חשבונות, חלק מעבודת החשבות וניהול הכספים היא פיקוח על הנהלת החשבונות והרישום החשבונאי בצורה נכונה בספרי החברה. לדעתי כל רואה חשבון חייב לשלוט בפקודות היומן השונות בשביל יכולת הפיקוח על הנהלת החשבונות בחברה והבנה בעת ביצוע ביקורת לחברות.
אם אתם נמצאים בלימודים לראיית חשבון פקודות היומן מעט שונות מהלימודים בעיקר בגלל שבחיים האמיתיים מעורבים גם מוסדות המדינה ויש צורך לכלול אותם בתנועות היומן ובנוסף בלימודים פקודות היומן נרשמות בקיצורי דרך לפעמים.
מה זה פקודת יומן
בעולם החשבונאות, פקודות יומן משמשות עמוד השדרה של ניהול הרישומים הפיננסיים, פקודות יומן היא שיטה לתיעוד עסקאות פיננסיות.
עסקאות יכולות להיות מכירות ללקוח, קניות מספקים, רכישת נכסים, תשלום דמי שכירות חודשיים של החברה וכו'.
בכל פעם שכסף נכנס/יוצא מהחברה או מתרחשת פעולת מכירה או קניה, רישום פקודת יומן נוצר כדי לתעד בספרי החברה את הפעולות הללו.
דמיינו חברה כפאזל ענק המורכב מחתיכות פיננסיות מורכבות, פקודות יומן מספקות את האמצעים לחבר את חלקי הפאזל בצורה מאורגנת.
הן לא רק מאפשרות לחברות לעקוב אחר הפעילות הפיננסית שלהן, אלא גם יוצרות תיעוד היסטורי שהוא בעל ערך רב לניתוח, בקרה וקבלת החלטות.
פקודות יומן הן המאפשרות את יצירת הדוחות כספיים של החברה. דוחות כמו המאזן ודוח רווח והפסד, מציגים תמונת מצב של החברה וביצועיה.
כדי לדמיין את תהליך רישום פקודת היומן, דמיינו יומן שנתי – יומן עם סדר כרונולוגי של כל ההתרחשויות הפיננסיות.
כל ערך ביומן זה הוא כמו שורה בסיפור עסקי, המתעד אירוע או עסקה ספציפיים. ערכים אלה נוצרו בדייקנות, תוך הקפדה על עקרונות וכללים חשבונאיים.
שיטות הנהלת החשבונות
קיימות 2 שיטות לניהול הנהלת החשבונות של החברה:
1. הנהלת חשבונות חד צידית
זוהי שיטת הנהלת חשבונות בה פקודת היומן נרשמת ללא צורך באיזונה, כלומר מחייבים או מזכים חשבון אחד בלבד.
החשבונות אותם מזכים או מחייבים הם חשבונות תוצאתיים בלבד, מאחר ובשיטה הזאת מנהלים אך ורק רווח והפסד ולא מנהלים את המאזן.
כלומר אין אפשרות לקבל תמונת מצב של נכסים והתחייבות בנקודות חתך מסוימת אלא רק התוצאות הכספיות.
השיטה מיועדת לבעלי עסקים קטנים שעומדים בהגדרות של מס הכנסה.
אישית אני חושב שרק אם מדובר בעסק קטנטן ללא שאיפות להתפתחות כדאי להשתמש בשיטה הזאת.
דוגמא לפקודות יומן בהנה"ח חד צידית תהיה – זכות הכנסות 1,000 או חובה קניות 500.
2. הנהלת חשבונות כפולה
זוהי שיטת הנהלת חשבונות בה פקודת היומן נרשמת ויש צורך באיזונה, כלומר יש צורך בחשבון חובה וחשבון זכות שסה"כ הסכומים תואמים בחשבונות (ישנם לפחות שני חשבונות מושפעים).
בשיטה הזאת ניתן להפיק גם תמונת מצב של החברה בנקדות חתך מסוימת (מאזן) וגם את התוצאות הכספיות שלה (רווח והפסד).
פקודות היומן יכולות להיות חשבון מאזני מול חשבון תוצאתי (הכנסות, הוצאות, הפרשות וכו') , חשבון מאזני מול חשבון מאזני (קבלות, העברות, הלוואות, מיונים וכו'), חשבון תוצאתי מול חשבון תוצאתי (מיונים).
דוגמא (יש עוד הרבה בהמשך) לפקודת יומן בהנהלת חשבונות כפולה – חובה לקוח 1,000 זכות הכנסות 1,000. סה"כ חויבו שני חשבונות (האחד מאזני והשני תוצאתי) ב-1,000 והפקודה מאוזנת.
סוגי חשבונות בהנהלת חשבונות
בהנהלת חשבונות, ישנם חמישה סוגי חשבונות:
- נכסים: אלו מייצגים את מה שבבעלותה או בשליטתה של החברה. לדוגמא מזומן, חשבונות חייבים, מלאי ורכוש קבוע.
- התחייבויות: התחייבויות מייצגות את מה שהחברה חייבת לאחרים. לדוגמא הלוואות, ספקים וזכאים אחרים.
- הון עצמי: הון עצמי מייצג את מה שהשקיעו הבעלים בחברה ואת רווחיה או הפסדיה הנצברים.
- הכנסות: מכירות החברה את מוצריה או שירותיה.
- הוצאות: העלויות שהחברה הוציאה על מנת לייצר הכנסות. לדוגמא קניית חומרי גלם, שכר דירה, שירותים, שכר והוצאות פרסום.
הבנת סוגי חשבונות אלה היא חיונית מכיוון שהיא עוזרת לקבוע אילו חשבונות לחייב ולזכות בתנועת יומן.
שלושת סוגי החשבונות הראשונים (נכסים / התחייבויות והון עצמי) הם חשבונות מאזניים, כלומר מראים את מצבה הכספי המצטבר של החברה נכון לנקודת זמן מסוימת.
שני סוגי החשבונות הנוספים (הכנסות / הוצאות) הם חשבונות תוצאתיים כלומר הם מראים את הרווח או ההפסד של החברה בתקופת זמן מסוימת.
חובה וזכות פקודות יומן
חובה וזכות בחשבונות מאזניים ⚖️
אם אתם מתקשים לזכור את השפעת פקודות היומן על החשבונות המאזניים הטבלה הזאת תעזור לכם.
פקודת חובה מגדילה נכס, מקטינה התחייבות.
פקודת זכות מקטינה נכס, מגדילה התחייבות.
| פקודה | נכסים | התחייבויות והון עצמי |
|---|---|---|
| חובה | + | – |
| זכות | – | + |
חובה וזכות בחשבונות תוצאתיים (רווח והפסד)
בחשבונות תוצאתיים הטבלה הזאת תעזור לכם.
פקודת חובה מגדילה הוצאה, מקטינה הכנסה.
פקות זכות מקטינה הוצאה, מגדילה הכנסה.
| פקודה | הכנסות | הוצאות |
|---|---|---|
| חובה | – | + |
| זכות | + | – |
נתוני תנועת יומן
פקודת יומן יכולה להכיל הרבה נתונים, יש כאלו שהם חובה ויש כאלו שהן לבחירת החברה האם למלא אותם.
הנתונים הנפוצים ביותר שפקודת יומן תכיל הם:
- סוג תנועה – ראו הסבר בהמשך
- מספר ושם חשבון זכות
- מספר ושם חשבון חובה
- תאריך אסמכתא
- תאריך ערך
- אסמכתא 1 – בדרך כלל תשמש למספר חשבונית ההכנסה
- אסמכתא 2 – בדרך כלל תשמש למספר חשבונית ספק, מספר קבלה והעברה
- פרטי התנועה – תיאור מהות פעולת היומן (לדוגמא שכירות חודש 9/23)
- סכום בש"ח
- משתמש (נרשם בהתאם למשתמש שעובד על המערכת)
עוד פרטים שיכולים להופיע בפקודת היומן – סכום מט"ח, מטבע, אמסכתאות נוספות, תמחיר, סניף, הערות וכו'.
מרבית תוכנות הנה"ח מאפשרות להעלות גם את החשבוניות ושאר האסמכתאות לתוך פקודת היומן עצמה.
מבחינת ניהול ספרים חייבים לקבל את אישור פקיד השומה אם רוצים להשתמש באפשרות זאת כדי לא לשמור חשבוניות ואסמכתאות אחרות בקלסרים.
מה זה סוג תנועה בפקודת יומן
לפני שנגיע לדוגמאות פרקטיות של פקודות יומן, חשוב להכיר שבניגוד ללימודים בחיים האמיתיים יש מעורבות של מוסדות המדינה אשר "שותפות" בהכנסות (מע"מ), לפעמים בגבייה (ניכויים) וגם כאשר אנחנו דורשים הוצאה או קונים נכס (מע"מ) ויש צורך להביא את זה לידי ביטוי בספרים.
סוג תנועה הוא סוג של מבנה שמגדירים בתוכנת ההנהלת החשבונות מראש ונשתמש בו בדרך כלל בשביל פקודות מורכבות שכוללות את מוסדות המדינה.
הגדרה לדוגמא של סוג תנועה הוא חשבונית הכנסה חייבת ללקוח, נגדיר שכל פעם שמפיקים חשבונית ללקוח מערכת הנה"ח תדע שמסכום הברוטו שחייבתי את הלקוח יש לנכות מע"מ ולשמור אותו כהתחייבות בספרים לצורך התחשבנות מול מע"מ.
כחלק מרישום פקודת היומן ניתן להכניס בשורת הפקודה את סוג התנועה (שבדרך כלל יהיה מורכב מ-2-3 אותיות ומספרים) ומערכת הנה"ח תדע באופן אוטומטי על פי איך שהגדרנו את התנועה לבצע את הפעולה.
לדוגמא מכירה חייבת בסך 11,700 ש"ח שנשתמש בה בסוג תנועה הכנסה חייבת תייצר את הפקודה:
| סוג תנועה | חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|---|
| ל17 | לקוח | 11,700 | |
| ל17 | הכנסות | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
זאת הפעולה בפועל שתירשם בספרים, סוג התנועה הגדיר למערכת לזכות ב-17% את חשבון מע"מ עסקאות לצורך העברתם למע"מ בעת ההתחשבנות החודשית / דו חודשית :
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| לקוח | 11,700 | |
| הכנסות | 10,000 | |
| מע"מ עסקאות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמאות לשימוש בסוגי תנועה במערכת הנה"ח
השימוש הנפוץ בסוגי תנועה (מבחינתי לפחות):
- סוג תנועה לחשבונית לקוח חייבת
- סוג תנועה לחשבונית זיכוי לקוח חייבת
- סוג תנועה לחשבונית ספק עם מע"מ
- סוג תנעוה לחשבונית זיכוי ספק עם מע"מ
- סוג תנועה להוצאה מעורבת
- סוג תנועה לניכוי במקור
- סוג תנועה לרכישת רכוש קבוע
- סוג תנועה לקבלה כסף מלקוח (יהיו 2 סוגים – כאלו עם ניכוי וכאלו ללא ניכוי)
סרטון הסבר על סוגי תנועה בפקודת יומן
ההסבר הוא של חברת חשבשבת אבל רלוונטי לכל תוכנות הנהלת החשבונות.
רישום פקודת יומן
רישום פקודת יומן יכול להתבצע ב-4 דרכים:
- פקודת יומן ידנית – פקודה אשר תוקלד ע"י מנהל/ת חשבונות באופן ידני בעת מכירה / קנייה / תשלום או העברה. הפקודה תוקלד לתוך מערכת הנהלת החשבונות ותכלול את הפרטים המזהים של העסקה המתועדת (אסמכתא, תאריך, חשבון חובה וזכות, סכום וכו').
- פקודת יומן אוטומטית – פקודה אשר תיווצר באופן אוטומטי בספרי החברה. הפקודה יכולה להיווצר כאשר החברה משתמשת בתוכנת הנהלת החשבונות לביצוע פעולות פיננסיות כמו לדוגמא הפקת חשבוניות, הפקת קבלות כספים מלקוחות, ביצוע העברות לספקים וכו'.
- פקודת יומן בעת התאמת חשבונות – התאמת חשבונות נעשת כאשר כל מנהל/ת החשבונות משווים פעולות שקרו בחיים האמיתיים לפקודות יומן שנרשמו בספרים. הדוגמא הטובה ביותר היא התאמת בנקים, מנהלי חשבונות משווים מקלידים או קולטים את חשבון החח"ד של החברה לתוך הספרים ומתאימים בין פקודות יומן שנרשמו בספרים לאלו של הבנק, במידה ולא נרשמה פקודת יומן ניתן לסמן אותה (בצד הבנק) וליצור פקודת יומן אל מול החשבון הרלוונטי (הלוואות, ריביות, עמלות וכו').
- פקודת יומן ממשק של תוכנת בק אופיס (Back Office) – פקודה כזאת תירשם בעקבות פעולה שקרתה במערכת אחרת שהחברה עובדת איתה ומפיקה איתה חשבוניות / קבלות / העברות וכו'. ממשק יכול להיות אוטומטי או יזום והדבר החשוב ביותר בעבודה עם ממשק היא שהנתונים עוברים בשלמות, מול החשבונות הנכונים ומדויקים.
רישום פקודת יומן מורכבת
פקודת יומן מורכבת היא פקודת יומן אשר כוללת יותר מחשבון אחד בצד החובה או הזכות בעת רישום פקודת היומן.
דוגמא לפקודת יומן מורכבת, ב-1/1/23 החברה קנתה סחורה בסך 10,000 ש"ח ושילמה 10% מקדמה בעת הרכישה והיתרה שולמה ב-3 בשיקים עתידיים, הפקודה תהיה:
| חשבון | חובה | זכות | תאריך ערך ** |
|---|---|---|---|
| ספק | 10,000 | 01/01/23 | |
| אמצעי התשלום* | 1,000 | 01/01/23 | |
| שקים לפרעון | 3,000 | 01/02/23 | |
| שקים לפרעון | 3,000 | 01/03/23 | |
| שקים לפרעון | 3,000 | 01/04/23 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
** בתשלום לספק תאריך הערך הוא תאריך התשלום בפועל (היום בו הכסף עובר לספק)
ההבדל בין פקודת יומן בלימודים לפקודה בחיים האמיתיים
בלימודים הכוונה לרואי חשבון ולא למנהלות חשבונות.
אחד ההבדלים שכתבתי בראש העמוד הוא שבלימודים פקודות היומן לא כוללות את החלק של מוסדות המדינה, אם זה מע"מ עסקאות ותשומות ואם זה ניכוי במקור.
הבדל נוסף שקיים הוא שפקודות יומן בלימודים הן מקוצרות ומדלגות על שלבי רישום המפרידים בין פקודה חשבונאית לפקודה תזרימית.
במרבית הדוגמאות לפקודות יומן שנתקלתי בהן (כולל בלימודים) יש דילוג על חלק מפקודות היומן שעוברות בספרים וישר מגיעים לנקודת הסיום.
הדוגמאות הכי טובות הן מכירה ללקוח וקנייה מספק כאשר ברוב ההסברים בלימודים פקודות היומן ירשמו כך:
במכירה ללקוח – חובה מזומן זכות הכנסות.
בקניה מספק – חובה הוצאות זכות מזומן.
בחיים האמיתיים זה לא יקרה לעולם מהסיבה שמעורבים פה שני סוגים שונים של פקודות:
- פקודה חשבונאית (מכירה / קנייה) שמעורבת בה חשבונית (לקוח/ספק).
- פקודה תזרימית (קבלת / תשלום כסף) שמעורבת בה קבלה (מלקוח) / העברה (לספק).
בחיים האמיתים בפקודת מכירה – ראשית נפיק ללקוח חשבונית שפעולת היומן שתירשם בספרים בעקבות כך היא – חובה לקוח, זכות מע"מ, זכות הכנסות וכאשר הלקוח ישלם תופק לו קבלה אשר פעולת הספרים שתופק בעקבותה בספרים תהיה זכות לקוח חובה אמצעי תשלום.
| סוג פעולה | פקודת יומן לימודים | פקודת יומן חיים אמיתיים |
|---|---|---|
| מכירה ללקוח | חובה מזומן זכות הכנסות | 1. חובה לקוח זכות מע"מ עסקאות זכות הכנסות 2. חובה אמצעי תשלום זכות לקוח |
| קניה מספק | חובה הוצאה זכות מזומן | 1. חובה הוצאה חובה מע"מ תשומות זכות ספק 2. חובה ספק זכות אמצעי תשלום |
דוגמאות לפקודות יומן
פקודות יומן לקוחות
במידה ומונפקות חשבוניות מתוך המערכת הכספית פקודת יומן של מכירות נוצרת בעת הפקת חשבונית מס ללקוח ואין צורך בפקודה נוספת.
במידה ועובדים עם פנקס (מקווה שהולך ונעלם) אז יש צורך לרשום פקודת יומן בספרים.
דוגמא לפקודת יומן למכירה הכנסה חייבת
מכירה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| לקוח | 11,700 | |
| הכנסות חייבות | 10,000 | |
| מע"מ עסקאות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן למכירה הכנסה פטורה / מע"מ אפס
מכירה בסך 10,000 ש"ח.
תעבור פקודה מול חשבון מע"מ בשביל דיווח מחזור עסקאות למע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| לקוח | 10,000 | |
| הכנסות פטורות | 10,000 | |
| מע"מ עסקאות | – | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן לגבייה מלקוח
במידה והקבלה מופקת מהמערכת היא אמורה לבד לזכות את הלקוח ולחייב את אמצעי הגבייה ולא תעבור פקודת יומן ידנית במקרה של גבייה מלקוח.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| אמצעי הגבייה* | 11,700 | |
| לקוח | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן לגבייה מלקוח כאשר יש לחברה ניכוי במקור
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| אמצעי הגבייה* | 11,115 | |
| ניכוי במקור לקוחות (5% ניכוי) | 585 | |
| לקוח | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן שיקים לגבייה
שיקים עם תאריך פרעון עתידי, ניתן או להשאיר בחברה ולהפקיד בזמן הפרעון שלהם או לחלופין להפקיד אותם בבנק והם יפרעו אוטומטית.
פקודת יומן גביית שיקים מלקוח
שימו לב שבמצב הנתון הזה הלקוח הספציפי כביכול לא חייב לחברה וכל החוב שלו מופיע תחת שיקים לגבייה עד שהם יפרעו.
חשוב לדעת לנהל את האשראי של הלקוח תוך התייחסות לאובליגו הכולל שלו (אובליגו = חוב כולל, במקרה הזה כל השיקים לא נפרעו האובליגו של הלקוח הוא 11,700 והאשראי הוא 0).
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| שיקים לגבייה | 11,700 | |
| לקוח | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
הפקדת שיקים לגבייה בבנק ביום הפרעון
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 11,700 | |
| שיקים לגבייה | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
הפקדת השיקים בבנק עם תאריך פרעון עתידי
פקודת היומן תהיה אותו הפקודה כמו קודם, אבל תאריך האסמכתא יהיה יום הפקדת השיקים ותאריך הערך בפקודה יהיה תאריך הפרעון שמופיע על השיק.
אם מדובר במספר שיקים פקודת החובה נותרת ללא שינוי ופקודת הזכות תורכב ממספר שורות (כמספר השיקים) בכל שורה תאריך הערך יהיה בהתאם לתאריך פרעון השיק.
למתקדמים – כשעושים הפקדה מראש של שיקים לגבייה בבנק יש לפעמים לצורך הדוחות הכספיים בתקופות חתך מסוימת, למיין את פקודות היומן של שיקים שיפרעו רק לאחר תקופת החתך חזרה לחשבון השיקים לגבייה ולאחר הדוח להחזיר את המצב חזרה.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 11,700 | |
| שיקים לגבייה | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
פקודת יומן שיק שחזר
חשוב לנהל את השיקים החוזרים בחשבון נפרד ולא להחזיר אותם לחשבון שיקים לגבייה, מהסיבה שהחברה ורואי החשבון שלה ידעו מה מצב האמיתי של הגבייה והאם יש צורך לבצע הפרשות לחובות מסופקים / אבודים. סיבה נוספת היא שהתנהלות בחשבון נפרד מאפשרת מעקב פשוט יותר.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| שיקים חוזרים | 11,700 | |
| בנק | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
פקודות יומן זיכוי לקוח
במידה ומונפקות חשבוניות מתוך המערכת הכספית פקודת יומן של זיכוי נוצרת בעת הפקת חשבונית זיכוי ללקוח ואין צורך בפקודה נוספת.
במידה ועובדים עם פנקס ידני (מקווה שהולך ונעלם) אז יש צורך לרשום פקודת יומן בספרים.
דוגמא לפקודת יומן חשבונית זיכוי ללקוח
מכירה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
שימו לב שהפקודה מחייבת את מע"מ עסקאות ולא את תשומות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| לקוח | 11,700 | |
| הכנסות | 10,000 | |
| מע"מ עסקאות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן לזיכוי כספי ללקוח
מאחר וקיים אשראי לקוחות (בדרך כלל עיסקיים) לא תמיד יהיה צורך בזיכוי כספי ויכול להיות שתספיק רק חשבונית הזיכוי.
אם ללקוח יש עוד פעילות מול החברה תתצבע התקזזות בתשלום החודשי שלו.
אם מדובר בחשבונית בודדה והלקוח טרם שילם בכלל את החשבונית אז גם במצב זה תספיק חשבונית הזיכוי ללא זיכוי כספי.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| אמצעי הגבייה* | 11,700 | |
| לקוח | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן קבלת מקדמה מלקוח
מקדמה מלקוח נוצרת בעת קבלת כסף טרם נתינת השירות או העברת הסחורה ללקוח.
מקדמה תיווצר בספרים על ידי הפקת קבלה ללקוח ללא הפקת חשבונית. בעת העברת הסחורה או נתינת השירות יש להפיק חשבונית מס ללקוח.
מבחינת הצגה במאזן יש למיין את הלקוח שנמצא ביתרת זכות לסעיף הזכאים.
פקודת היומן היא בדיוק כמו בגבייה מלקוח, רק שסדר הפעולות שבמקרה הזה מתבצעת קודם גבייה ורק לאחר מכן מופקת חשבונית.
מבחינת לקיחת מקדמה כולל סכום המע"מ – חלק מהלקוחות שהן חברות או עוסקים מורשים לא יסכימו לשלם מקדמה עם מע"מ בייחוד אם מדובר בסכום גדול בגלל פגיעה תזרימית, לכן ישלמו מקדמה ללא מע"מ ובעת הפקת החשבונית ישלימו את המע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| אמצעי הגבייה | 10,000 | |
| לקוח | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן גבייה באמצעות כרטיסי אשראי
גבייה מלקוח באמצעות כרטיס אשראי היא הגבייה הנפוצה ביותר במרבית העסקים נכון להיום.
אחד הקשיים הגדולים של הנהלת חשבונות בחברות עם אלפי טרנזקציות היא התאמת כרטיסי האשראי , בגלל הסיבה הזאת קיימות חברות שירותים שעוסקות בהתאמת כרטיסי אשראי באופן חודשי עבור החברות והתוצר שהן מספקות הוא פקודות יומן שהנה"ח צריכה להעביר בספרים כולל בדיקה של עסקאות ששודרו ולא התקבל בגינן כסף מחברת האשראי, עסקאות שהופקו בגינן קבלות אבל לא שודרו והכחשות עסקה כאשר בדרך כלל זה נזרק לחשבון בירורים ומתקבל פירוט מחוץ לספרים.
בנוסף קיימת גם פקודת יומן בגין זיכויים של לקוחות ששילמו באמצעות כרטיסי האשראי.
את התהליך של פקודות יומן כרטיסי אשראי צריך לחלק ל-3 חלקים – גבייה מהלקוח, שידור העסקה, קבלת הכסף מחברות האשראי.
גבייה מהלקוח
השלב הזה הוא אחרי שהפקנו חשבונית מס ללקוח, בשלב זה מופקת קבלה ללקוח כאשר הקבלה מוגדרת במערכת כקבלה באמצעות כרטיס אשראי.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| קופת כרטיסי אשראי | 11,700 | |
| לקוחות שונים | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
שידור העסקה לחברות האשראי
השלב הזה בעצם ממיין את הנכס שקיים בקופת כרטיסי האשראי מול הסכומים שנסלקו בחברות האשראי השונות (מקס, ישראכרט, ויזה כאל).
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| קופת כרטיסי אשראי | 11,700 | |
| חברת ישראכרט | 2,500 | |
| חברת מקס | 5,000 | |
| חברת ויזה | 4,200 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
קבלת הכסף מחברות האשראי
קבלת הכסף שנסלק מחברות האשראי מתבצע בדרך כלל פעם בחודש (אם לא עושים ניכיון), שימו 💚 שביולי 2021 נכנסה רפורמה חדשה אשר מאפשרת לחברות לקבל את הכספים בתקופה קצרה הרבה יותר, בשביל שזה יקרה יש צורך בפעולה אקטיבית מול חברות האשראי.
בשלב הזה יכנסו גם העמלות (חייבות במע"מ) שחברות האשראי גובות בגין סליקת הכספים (0.8%-2.4% מסך העסקה).
הפקודה הנ"ל נרשמת כאשר מתקבלות חשבוניות מחברות האשראי.
לצורך הדוגמא נניח 2% כולל מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 11,500 | |
| חברת ישראכרט | 2,500 | |
| חברת מקס | 5,000 | |
| חברת ויזה | 4,200 | |
| עמלות סליקה | 200 | |
| מע"מ תשומות | 34 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
פקודות יומן ספקים
דוגמא לפקודת יומן חשבונית ספק עם מע"מ
פקודת יומן של קניות תירשם רק בעת קבלת חשבונית מס מהספק.
קנייה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק | 11,700 | |
| הוצאות | 10,000 | |
| מע"מ תשומות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן תשלום לספק
גם תשלומים לספקים יש אפשרות להפיק הוראות העברה דרך מערכת הנה"ח (פחות נפוץ).
במקרה של תשלום לספק בדרך עושים פעולה ידנית או עושים פעולה דרך התאמת חשבון הבנק.
תשלום לספק תמיד יעשה עם סוג תנועה בגלל הדיווח בפנקס ניכויים בגין מחזור הספקים של החברה, כלומר גם אם החברה לא ניכתה לספק שקל, עדיין יש צורך לשים סוג תנועה בפקודת היומן על מנת שידווח לניכויים באופן חודשי ויכנס לטופס 856 השנתי.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק | 11,700 | |
| אמצעי התשלום* | 11,700 | |
| ניכוי לספקים | – | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן תשלום לספק שיש לו ניכוי במקור
בדוגמא לספק יש ניכוי במקור של 5%, על פי ניהול הוראות ספרים יש חובה לבדוק לפני כל תשלום לספק האם יש צורך לנכות במקור עבור מס הכנסה.
ניתן לבדוק אישור ניכוי במקור באתר מס הכנסה.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| אמצעי התשלום* | 11,115 | |
| ניכוי במקור לספקים (5% ניכוי) | 585 | |
| ספק | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן לחשבונית זיכוי מספק
פקודת יומן של זיכוי קניות תירשם רק בעת קבלת חשבונית זיכוי מהספק.
חשבונית זיכוי בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
שימו לב שהפקודה מזכה את מע"מ תשומות ולא את עסקאות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק | 11,700 | |
| הוצאות | 10,000 | |
| מע"מ תשומות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן להוצאה מעורבת / הוצאות עודפות
הוצאה מעורבת היא הוצאה שמשמשת גם את החברה וגם את עובדיה באופן פרטי (רכבים, סלולר, ארוחות וכיבודים וכו')
בהוצאות כאלו מע"מ מתיר לנכות אחוזים מסוימים מכלל המע"מ בחשבונית ולעיתים לא מתיר בכלל.
בשביל לדרוש את מע"מ התשומות החלקי משתמשים בסוג תנועה להוצאה מעורבת.
בדוגמא הזאת חשבונית ספק של חברת סלולר (מותר לדרוש 2/3 או 1/4 מהמע"מ בחשבונית) בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
לצורך הדוגמא נקבע שהחברה דורשת 2/3 מע"מ, כלומר רוב השימש בפלאפון הוא עסקי.
מתוך מע"מ של 1,700 ניתן לדרוש רק 1,700*2/3=1,133 יתרת המע"מ שלא נדרש 567 (=1,700-1,133) תגדיל את ההוצאה ברווח והפסד.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק סלולר | 11,700 | |
| הוצאות תקשורת | 10,567 | |
| מע"מ תשומות | 1,133 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודת יומן לרישום חשבונית עצמית
חשבונית עצמית היא חשבונית שהחברה מפיקה במקום נותן השירותים וזאת על מנת לדווח את העסקה למע"מ (מס הכנסה מאפשר להכיר בהוצאה גם בלי חשבונית).
השימוש העיקרי בחשבונית עצמית היא בדרך כלל בשכירות מאדם פרטי ולעיתים עמותה.
בחשבונית עצמית בדרך כלל משתמשים בסוג תנועה שיודע לייצר את כלל השלבים.
בדוגמא הזאת חשבונית עצמית לשכירות בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ. נחלק את הפקודה לשלושה שלבים.
שלב 1 – הפקת חשבונית מס לספק
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק שכירות | 11,700 | |
| הכנסות | 10,000 | |
| מע"מ עסקאות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
שלב 2 – הפקת חשבונית רכש מהספק
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק שכירות | 11,700 | |
| הוצאות שכירות | 10,000 | |
| מע"מ תשומות | 1,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
שלב 3 – ביטול ההכנסה שנרשמה
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הכנסות | 10,000 | |
| הוצאות שכירות | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
התוצאה הסופית של שלושת השלבים היא ספק בזכות של 11,700, הוצאות שכירות בסך 10,000.
מע"מ זוכה וחיוב ב-2 חשבונות שונים אבל בקיזוז החודשי (בחו"ז) הוא יהיה באפס.
המשך הפקודות תהיה תשלום לספק.
דוגמא לפקודת יומן מקדמה לספק
מקדמה לספק היא מצב בו חברה הזמינה שירות או סחורה וטרם קיבלה אותם.
המצב הזה משקף מצב של תשלום לספק וקבלת החשבונית בתקופה מאוחרת יותר אחרי אספקת השירות או הסחורה ואז תירשם הוצאה או רכוש.
הסיבות העיקריות שניתנת מקדמה לספק היא שהספק רוצה ערובה לביצוע העסקה (כמעט ב-100% מעסקאות הייבוא), שיש לו קושי תזרימי או שמדובר בעסקה בעלות גבוהה ומתמשכת.
מבחינת הצגה במאזן יש למיין את הספק לחייבים, רק שסדר הפעולות שבמקרה הזה מתבצע קודם תשלום ורק לאחר מכן מתקבלת חשבונית (כמו בעבודה מול ספק שעובד על בסיס מזומן).
מבחינת תשלום מקדמה כולל סכום המע"מ (במידה וקיים מע"מ) – זה עניין של משא ומתן, מאחר ולא ניתן להתקזז על מע"מ במקדמה ואין סיבה להיפגע תזרימית בעת תשלום מקדמה כדאי להגיע להסכם של תשלום המקדמה ללא מע"מ ותשלום המע"מ בעת קבלת החשבונית.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| ספק | 10,000 | |
| אמצעי התשלום* | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודות יומן רכוש קבוע
דוגמא לפקודת יומן רכישת רכוש קבוע
בפקודת יומן של רכישת רכוש קבוע יש צורך להשתמש בסוג תנועה בגלל הדיווח למע"מ.
פקודת רכישת רכוש קבוע או ציוד תעשה כאשר קיבלנו חשבונית ספק בגין הרכישה.
מע"מ דורש מהחברה בדיווח החודשי להפריד בין מע"מ של הוצאות שוטפות לבין זה של רכישת רכוש קבוע וציוד, לכן בכל פעילות כזאת המע"מ מהעסקה ירשם כנגד חשבון יעודי במאזן שנקרא מע"מ תשומות ציוד / רכוש קבוע.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| רכוש קבוע | 10,000 | |
| מע"מ תשומות ציוד | 1,700 | |
| ספק | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לרישום הוצאות פחת רכוש קבוע
בניגוד להוצאה שוטפת, רכוש קבוע נרשם אל מול המאזן והוא מופחת לאורך תקופת הפחת שנקבעה לו או בהתאם לפחת תקנות מס הכנסה או בהתאם למדיניות החברה.
בגלל הצורך בביאור רכוש קבוע במונחי ברוטו (עלות רכוש – פחנ"צ = עלות מופחתת) את הפחת הנצבר מנהלים בחשבון נפרד ולא מפחיתים ישירות מחשבון הרכוש קבוע.
את רישום הוצאות הפחת התקופתי עושים בדרך כלל באמצעות טופס פחת בספרים שמנוהל באחת מתוכנות ניהול הרכוש קבוע (חיסולית, רם ניהול וכו').
יש לשים לב שלפעמים קיימים הבדלים בין תקופת ההפחתה שהחברה קבעה לזאת של תקנות מס הכנסה ופקודת הפחת בספרים צריכה להיות על פי טופס הפחת בספרים ולאחר מכן עושים התאמה בדוח המס באמצעות טופס הי"א.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| פחת נצבר (פחנ"צ) | 1,000 | |
| הוצאות פחת | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
דוגמא לפקודת יומן מכירת רכוש קבוע
מכירת רכוש קבוע היא פעולה הונית וזאת להבדיל מהפעילות השוטפת של החברה.
המכירה עצמה תתבצע בהתאם להכנסה מלקוחות באמצעות חשבונית מס חייבת או פטורה והגבייה תהיה בדיוק כמו גבייה מלקוחות.
בגלל שמדובר בפעולה הונית יש להפריד את ההכנסה בחשבון נפרד מחשבון ההכנסות השוטף.
בתוכנות ניהול הרכוש הקבוע יש אפשרות לבצע מכירת רכוש קבוע, מכניסים את התמורה מהלקוח והמערכת יודעת לחשב את רווח או הפסד ההון שנוצר בעת המכירה בהתאם להוראות מס הכנסה (טופס (ח)1399).
בספרים בעת מכירת נכס, את הנכס צריך להפחית עד תאריך המכירה והחברה צריכה למחוק את העלות שלו ולמחוק את הפחת הנצבר עד נקודת המכירה.
בעת מכירה, רווח/הפסד ההון בספרים יכול להיות שונה מזה של מס הכנסה (שחלוף, תיאומים וכו') ויהיה צורך לתאם את ההפרש בדוח ההתאמה למס.
שימו 💚 שיש לדווח למס הכנסה על מכירת נכס וחיישוב המס המגיע בתוך 30 יום ממועד מכירת הנכס.
לדוגמא נכס שנקנה ב-10,000 ש"ח והופחת לאורך הזמן ב-1,000 ש"ח (עלות מופחתת 9,000 ש"ח). הנכס נמכר ב-6,000 ש"ח.
במקרה הזה נוצר לחברה הפסד הון בספרים של 3,000 ש"ח (6,000-9,000=).
גריעת הנכס מהספרים
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| רכוש קבוע | 10,000 | |
| רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
גריעת הפחת מהספרים
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| פחנ"צ | 1,000 | |
| רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
מיון ההכנסה לחשבון ההוני
שני החשבונות הם תוצאתיים. המיון מתבצע בגלל הדיווח למע"מ בחשבון הכנסות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הכנסות ממכירת רכוש קבוע / ציוד | 6,000 | |
| רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד | 6,000 | |
| סה"כ | 6,000 | 6,000 |
דוגמא לפקודת יומן גריעת רכוש קבוע
גריעת רכוש קבוע מתרחשת במקרים בהם:
1. הרכוש נהרס / נגנב / אבד / יצא מכלל שימוש.
2. הנכס הופחת במלואו לאורך חייו השימושיים.
במקרה הראשון הפעולה תהיה כמו במכירת רכוש קבוע רק ללא תמורה – כלומר בהכרח יהיה הפסד הון (בהנחה שאין שיפוי מחברת ביטוח או מישהו אחר).
במקרה השני הפעולה היא גם אותה פעולה כמו מכירת רכוש קבוע גם היא ללא תמורה רק שהפעם לא יהיה רווח או הפסד הון, הפעולה מתבצעת בשביל להקטין את העלות והפחנ"צ (ניפוח) וחייבת להתבצע כמו מכירת רכש קבוע בגלל ביאור הרכוש הקבוע (אסור לבטל עלות מול פחנ"צ יש לעבור מול חשבון תוצאתי).
דוגמא לפקודות יומן הלוואה
דוגמא לפקודת יומן קבלת הלוואה
פקודת יומן של קבלת הלוואה נעשת לרוב דרך התאמות חשבון הבנק אבל כמובן ניתן גם בפעולה ידנית.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק / אשראי חוץ בנקאי | 100,000 | |
| הלוואה* | 100,000 | |
| סה"כ | 100,000 | 100,000 |
דוגמא לפקודת יומן לפרעון הלוואה
במידה ומדובר באונקול או הלוואת בלון.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק / אשראי חוץ בנקאי | 100,000 | |
| הלוואה (קרן) | 100,000 | |
| סה"כ | 100,000 | 100,000 |
במידה ומדובר בהלוואה עם מספר תשלומים.
יש להעביר את הפקודה בהתאם ללוח סילוקין של הלוואה, ניתן להעביר באופן ידני את כלל לוח הסילוקין (קרן בלבד) עם תאריכי אסמכתא עתידיים או לחלופין בכל פעם שיורד תשלום קרן לבצע פקודה באמצעות התאמת הבנק
בדוגמא הזאת נניח הלוואה לעשרה חודשים עם תשלום קרן קבועה של 10,000 ש"ח.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק / אשראי חוץ בנקאי | 10,000 | |
| הלוואה (קרן) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן לתשלום ריבית
לצורך רישום מסודר של תשלום הריבית ניתן לפצל את פקודת היומן לשני שלבים.
או לחליפון לבצע בפקודה אחת בנק מול חשבון תוצאתי על שם ההלוואה הספציפית. לצורך בקרה כמה ריבית שילמה החברה על ההלוואה.
שלב 1 – רישום הריבית מול ההלוואה
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק / אשראי חוץ בנקאי | 1,000 | |
| הלוואה | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
שלב 2 – רישום הריבית מול חשבון רווח והפסד
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הלוואה | 1,000 | |
| ריבית הלוואה | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
דוגמא לפקודות יומן סגירה
דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הוצאות לשלם
פקודת יומן הוצאות לשלם תעשה או בהתאם לחשבונית שהתקבלה לספק אחרי תקופת החתך וההוצאה שייכת לתקופה הנוכחית (חשמל, ארנונה וכו').
או תעשה הערכה של הסכום שיש להפריש בהתאם לאומדנים של החברה (הפרשה לאחריות, החזרים וכו').
הוצאות לשלם תמיד ללא מרכיב מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות לשלם | 10,000 | |
| הוצאה (רווח והפסד) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן סגירת הוצאות לשלם
הפקודה תעשה בקבלת החשבונית בפועל או לצורך התאמה בתקופה הבאה.
החשבונית תרשם מול הספק והוצאה כמו בדוגמא של פקודת יומן חשבונית ספק.
פקודת הסגירה של הוצאות לשלם תקטין בחזרה את ההתחייבות במאזן (שמופיעה עכשיו בספק עצמו) ותקטין את ההוצאה ברווח והפסד בסכום החשבונית מאחר וההוצאה שייכת לתקופה הקודמת.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות לשלם | 10,000 | |
| הוצאה (רווח והפסד) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הוצאות מראש
פקודת יומן של הוצאות מראש נעשת כאשר קלטנו חשבונית ספק בתקופה מסוימת והשירות בגין החשבונית הזאת שייך גם לתקופה הבאה.
דוגמא נפוצה להוצאה מראש היא ביטוח שנתי / מנוי שנתי אשר תוקפו מתחיל מרגע הרכישה ועובר בדרך כלל במספר תקופות.
הוצאות מראש (נכס במאזן) מייצג את החלק של השירות שהחברה טרם השתמשה בו בתקופה זו והוא מקטין את ההוצאה שנרשמה בעת קליטת חשבונית הספק.
הוצאות מראש תמיד יהיה ללא מרכיב מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות מראש | 10,000 | |
| הוצאה (בהתאם לסוג ההוצאה) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן סגירת הוצאות מראש
הפקודה תעשה בתום קבלת השירות המלא או לצורך התאמה בתקופה הבאה בעת חידוש השירות.
פקודת הסגירה של הוצאות מראש תקטין את הנכס במאזן ותגדיל את ההוצאה ברווח והפסד בסכום ששייך לתקופה זו.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות מראש | 10,000 | |
| הוצאה (בהתאם לסוג ההוצאה) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הכנסות לקבל
פקודת יומן של הכנסות לקבל נעשת כאשר סיפקנו שירות / סחורה וטרם הפקנו חשבונית בגין ההכנסה הזאת, כלומר ההכנסה שייכת לתקופה הזאת למרות שדווחה (הופקה חשבונית) רק בתקופה הבאה.
דוגמא להכנסה לקבל היא עמלת יתר בגין הגעה למחזור מכירות של מוצר של ספק מסוים שיש לנו הסכם תמריץ מולו, בדרך כלל המחזור נקבע ברמה הרבעונית או השנתית וחשבונית ההכנסה בגין סכום זה תצא רק בתקופה הבאה.
הכנסה לקבל נהוג לפתוח בחשבון רווח והפסד שונה מחשבון ההכנסות הרגיל בגלל התאמה לדיווח השנתי למע"מ (Esna).
פתיחת הכנסות לקבל תגדיל את הרווח בתקופה זו.
הכנסות לקבל תמיד יהיה ללא מרכיב מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הכנסות לקבל (מאזן) | 10,000 | |
| הכנסות לקבל (רווח והפסד) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן סגירת הכנסות לקבל
הפקודה תעשה בעת הפקת חשבונית הכנסה בפועל או לצורך התאמה בתקופה הבאה.
החשבונית תופק מול הלקוח ופקודת היומן תהיה בדיוק כמו בהפקת חשבונית לקוח רגילה.
פקודת הסגירה של הכנסות לקבל תקטין את הנכס במאזן (שמופיעה עכשיו בלקוח עצמו עד שישלם את החוב) ותקטין את ההכנסה ברווח והפסד בסכום החשבונית מאחר וההכנסה הוכרה כבר בתקופה הקודמת.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הכנסות לקבל (מאזן) | 10,000 | |
| הכנסות לקבל (רווח והפסד) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן מלאי סגירה
מלאי נוצר מקניות חומרי גלם או מיבוא / קניית מוצרים מוגמרים.
מה שזה אומר שבמהלך התקופה המלאי נרשם כהוצאה שוטפת לכל דבר באמצעות רישום חשבוניות ספק.
החברה מנהלת את המלאי שלה או באמצעות תוכנה או ברישום ידני ומבצעת ספירות מלאי בהתאם לנהלים של כל חברה ולהוראות מס הכנסה.
בסוף תקופה בודקים את כמות המלאי שנותרה בחברה בתאריך החתך ובהתאם לכך מעמידים יתרת סגירת מלאי.
כל תאריך חתך פותחים את המלאי במאזן וישר לאחר מכן סוגרים אותו חזרה לרווח והפסד.
פקודת יומן פתיחת מלאי סגירה
המלאי מקטין את הקניות ברווח והפסד.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| מלאי סגירה (מאזן) | 10,000 | |
| מלאי סגירה (רווח והפסד) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודת יומן סגירת מלאי סגירה
אחרי תאריך החתך, המלאי מתאפס ומגדיל חזרה את הקניות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| מלאי סגירה (רווח והפסד) | 10,000 | |
| מלאי סגירה (מאזן) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודת יומן הפרשה לחובות מסופקים
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הפרשה לחובות מסופקים (רווח והפסד) | 10,000 | |
| חובות מסופקים (לקוחות) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודת יומן חוב אבוד
הכרה בחוב אבוד יכולה להיות כולל מע"מ (לא מזדכים על המע"מ) או בתנאים מסוימים כפי שנקבע על ידי מע"מ בהוראת פרשנות 2/2012 – חובות אבודים ניתן לדרוש גם את המע"מ עסקאות בחוב האבוד וזאת על ידי הפקת חשבונית זיכוי ללקוח בגינו החוב האבוד ולכללים הכתובים בהוראה.
פקודת יומן חוב אבוד כולל מע"מ
דוגמא ללקוח שפשט רגל וחייב לחברה 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| חובות אבודים | 11,700 | |
| לקוח | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
פקודת יומן חוב אבוד ללא מע"מ
שלב 1 – החברה תפיק חשבונית זיכוי ללקוח.
שלב 2 – בגלל שחשבונית זיכוי מופקת מול חשבון הכנסות, תתבצע פקודת מיון בין חשבונות רווח והפסד.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| חובות אבודים | 10,000 | |
| הכנסות | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודת יומן עתודה לחופשה / הבראה
עתודה לחופשה והבראה מפיקים מתוכנת השכר.
עובד זכאי לתשלום דמי הבראה רק אחרי שצבר ותק של שנה ולכן בסוף תקופה יש צורך לנטרל עובדים עם ותק נמוך מכך מאחר ולא נוצרה התחייבות לחברה נכון לתאריך החתך.
בחלק מהחברות מאפשרים לעובדים לצאת לימי חופשה מעבר לצבירה שלהם (עובד נמצא במינוס ימים), מאחר ובמידה והעובד מפוטר או מתפטר בעייתי מבחינת החברה לקזז את ימי החופשה שנלקחו ביתר, לכן בעת חישוב יתרת העתודה צריך לנטרל את ימי החופשה במינוס.
על ימי החופשה צריך להעמיס תנאים סוציאלים (15%-30%) בדרך עושים את זה באמצעות דוח תמחיר שמופק ממערכת השכר.
העתודות מתנהלות בצורה P.N בין יתרת סגירה ליתרת פתיחה כך שהן יכולות לקטון או לגדול.
פקודת יומן גידול בעתודה לחופשה / הבראה
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| עתודה לחופשה והבראה (מאזני) | 10,000 | |
| הפרשה לעתודה לחופשה והבראה (תוצאתי) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודת יומן קיטון בעתודה לחופשה / הבראה
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| עתודה לחופשה והבראה (מאזני) | 10,000 | |
| הפרשה לעתודה לחופשה והבראה (תוצאתי) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
פקודות יומן ניכיון
פקודת יומן ניכיון שיקים
ניכיון שיקים הוא פעולה תזרימית אשר חברה מבצעת בשביל להקדים תשלומים מהעתיד להווה בתמורה לתשלום עמלה.
חברה יכולה לבצע ניכיון שיקים בבנק או באמצעות חברות מסחריות שקיבלו את אישור משרד האוצר לבצע ניכיון.
ההבדל היחיד בפקודות היומן בין 2 המוסדות הוא שבנק הוא מוסד כספי ולכן אין מע"מ על עמלת הניכיון לעומת חברות מסחריות בהן תתקבל חשבונית בגין עמלת הניכיון ויהיה עליה מע"מ.
דבר חשוב נוסף בניכיון הוא האם במקרה שהשיק חוזר אחריות הגבייה היא על חברת הניכיון או על מוסר השיקים. במקרה הראשון ברגע שהחברה מסרה את השיקים ואין לה יותר אחריות (כמובן שיתבטא בעמלת ניכיון גבוהה יותר) אז החברה לא צריכה להציג התחייבות עד שהשיקים נפרעים.
במקרה השני בו במידה והשיק לא מכובד החברה צריכה להחזיר כסף לחברת הנכיון – כל עוד השיק לא נפרע החברה צריכה להציג אות כהתחייבות במאזן.
דוגמא לפקודת יומן ניכיון שיקים עם אפשרות החזרה
אפשרות חזרה הכוונה שאם שיק חזר, החברה שנתנה את השיק אחראית עליו, כלומר לחברת הניכיון יש אפשרות להחזיר שיק שלא כובדו. המצב הזה מייצג הלוואה שניתנה ע"י חברת הניכיון לחברה ולכן כל עוד השיקים לא נפרעו החברה צריכה להציג התחייבות בספרים.
- העברת הנכס (סכום הכסף אותו חייבים הלקוחות) מחשבון המחאות לגבייה לחשבון מעבר שיקים לניכיון.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| שיקים לניכיון (לקוחות) | 11,700 | |
| המחאות לגבייה (לקוחות) | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
- רישום התחייבות של חברת הניכיון מול חשבון מעבר.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| חברת ניכיון (ספק) | 11,700 | |
| שקים שניתנו לחברת ניכיון (הלוואה) | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
- קבלת הכסף לבנק וחשבונית מחברת הניכיון (חייב חשבונית כאשר מדובר בחברת ניכיון ולא בנק). בדוגמא זאת ניקח עמלת ניכיון של 4% לפני מע"מ.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 11,152 | |
| עמלות ניכיון (הוצאה)* | 468 | |
| מע"מ תשומות | 80 | |
| חברת ניכיון (ספק) | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
- סגירת חשבונות המעבר אחד מול השני בהתאם לפרעון השיקים, כלומר כל עוד לא נפרע שיק צריך להשאיר התחייבות בספרים.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| שקים שניתנו לחברת ניכיון (הלוואה) | 11,700 | |
| שיקים לניכיון (לקוחות) | 11,700 | |
| סה"כ | 11,700 | 11,700 |
דוגמא לפקודות יומן דיבידנד
דוגמא לפקודת יומן הכרזת דיבידנד
את חשבון הדיבידנד בהון העצמי כדאי לפתוח תחת כותרת חלוקת דיבדינד (כמובן שדיבידנד מקטין את יתרת העודפים של החברה) הסיבה היא שזה מאפשר מעקב גם בספרים על חלוקת הדיבידנד במהלך השנים וגם אם אתם עובדים עם תוכנות עריכת דוחות כספיים אז מאפשר הצגה בנפרד בדוח על השינויים בהון העצמי.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| דיבידנד שחולק (תחת ההון העצמי) | 100,000 | |
| דיבידנד לחלק/לשלם (התחייבות) | 100,000 | |
| סה"כ | 100,000 | 100,000 |
דוגמא לפקודת יומן לחלוקת הדיבידנד
בעת חלוקת הדיבידנד יש לנכות במקור, הניכוי יהיה בין 0% (דיבידנד לחברה אחרת) עד ל-33% (דיבידנד לבעל מניות מהותי כולל מס יסף).
הניכוי יתבצע באמצעות סוג תנועה ויקטין את התשלום נטו לבעל המניות ביום החלוקה.
הניכוי מדווח ומשולם ב-16 לחודש במועד תשלום ודיווח מס הכנסה ניכויים.
לא לשכוח שיש צורך לדווח על תשלום דיבידנד וניכוי המס בטופס 804.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| דיבידנד לחלק/לשלם | 100,000 | |
| בנק | 100,000 | |
| סה"כ | 100,000 | 100,000 |
דוגמא לפקודות יומן הון
דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות
בהרבה מההסברים בלימודים הנפקת המניות מתבצעת מול מזומן, בפועל הנפקת מניות מתבצעת מול בעל המניות והוא נותר בחוב לחברה כל עוד לא הזרים כסף לחברה בהתאם לערך הנקוב של המניות או מעבר.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בעל מניות | 1,000 | |
| הון מניות | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
במידה ובעל המניות הזרים כסף לחברה בתמורה למניות הפקודה תהיה:
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 1,000 | |
| בעל מניות | 1,000 | |
| סה"כ | 1,000 | 1,000 |
דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות עם פרמיה
בניגוד לדוגמא הקודמת, בשביל שתיווצר פרמיה צריך לזרום כסף לחברה על ידי בעל המניות.
לצורך הפשטות הערך הנקוב של המניה הוא 1 ש"ח והונפקו 1,000 מניות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בעל מניות | 10,000 | |
| הון מניות | 1,000 | |
| פרמיה (P.N) | 9,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
בעת הזרמת הכסף לחברה בגין המניות.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 10,000 | |
| בעל מניות | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות הטבה
מניות הטבה מוחלקות מההון העצמי של החברה, אין שינוי בהון.
הפקודה יוצרת מיון בתוך ההון העצמי, הון המניות יגדל על חשבון הפרמיה והעודפים.
המניות מחולקות קודם כל מהפרמיה (במידה ויש) ורק לאחר מכן מהעודפים.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| פרמיה / עודפים | 10,000 | |
| הון מניות | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
דוגמא לפקודת יומן שכר
לא חושב שיש היום חברה כלשהי שרושמת את פקודת היומן באופן ידני, תוכנות השכר השונות מאפשרות לייצא את פקודת השכר החודשית ואז לייבא אותה לתוך מערכת הנהלת החשבונות.
פקודת השכר היא פעולה אשר מורכבת ממספר שורות (תלוי איך הגדרתם את פירוט הפקודה בהגדרות תוכנת השכר ובתנאי השכר השונים), מרבית (למעט שווי בזכות) פעולות הזכות הן על סעיפים מאזניים ומרבית פעולות החובה הן על סעיפים תוצאתיים.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| הוצאות משכורת | שכר ברוטו של העובדים | |
| הוצאות ביטוח לאומי | ביטוח לאומי מעסיק | |
| הוצאות גמל | תגמולי מעסיק (6.5%) | |
| הוצאות פיצויים | פיצויים (8.33% או 6%) | |
| הוצאות א.כ.ע | אובדן כושר עבודה מעביד (ביטוח מנהלים) | |
| הוצאות קרן השתלמות | קרן השתלמות מעסיק (2.5%/5%/7.5% תלוי בהסכם) | |
| הוצאות הכנסות זקופות בחובה | שווי שנזקף לעובדים (פלאפון,רכב,גמל וכו') | |
| הוצאות הכנסות זקופות בזכות | שווי שנזקף לעובדים (פלאפון,רכב,גמל וכו') | |
| הוצאות פרישה / פיטורין | במידה ויש השלמה לקופה בעת פיטורין / פרישה | |
| חו"ז עובדים | סכום נטו בכלל התלושים (יועבר במס"ב לבנק) | |
| חו"ז מס הכנסה | ניכויי מס הכנסה בכלל התלושים | |
| חו"ז ביטוח לאומי | ניכויי ביטוח לאומי ומס בריאות בכלל התלושים | |
| חו"ז גמל | הפרשות מעסיק + עובד (פיצויים+גמל+השתלמות) | |
| הלוואות לעובדים | אם ניתנה הלוואה לעובד, החלק נפרע מקוזז מחו"ז עובדים | |
| מקדמות לעובדים | אם ניתנה מקדמה לעובד, יקוזז מחו"ז עובדים | |
| סה"כ | = | = |
דוגמא לפקודת יומן תשלום שכר
במרבית המקרים תשלום השכר בחברות יעשה באמצעות מס"ב(מייצאים את הפקודה ממערכת השכר וקולטים ישירות לבנק), אבל בחברות עם מספר מועט של עובדים אפשר לעשות העברות ידניות או לשלם בצ'קים / מזומן (צריך לשים לב לעמידה בחוק המזומן).
אני מתייחס בפקודת יומן גם לתשלום לחברות הביטוח / גמל / פנסיה השונות.
תשלום שכר נטו לעובדים
בהתאם לסעיף 9 לחוק הגנת השכר, את התשלום המעביד מחוייב להעביר לעובד עד התשיעי לחודש העוקב לשכר אחרת זה נחשב להלנת שכר.
חו"ז עובדים מכיל את כל השכר נטו של העובדים את הפירוט ניתן לראות בתוכנת השכר.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 10,000 | |
| חו"ז עובדים | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
תשלום קופות גמל לעובדים
את התשלום המעביד מחוייב להעביר לקופות עד ה-15 לחודש העוקב לשכר אחרת זה נחשב להלנת שכר.
מרבית הקנסות וההתראות של משרד העבודה נובעים מאי תשלום בזמן של הגמל עובדים.
בשנת 2016 החלה חובת דיווח אחיד לקופות השונות, זה אחד הדברים היותר מבורכים שעשו מאחר והרבה כספים אבדו בדרך לקופות (תשלום בשיק) או חזרה למעבידים (טעויות) או לא שוייכו לעובדים, בקיצור טרם החובה הזו היה בלאגן לא קטן.
החל מ-2024 כל המעסיקים מחוייבים בדיווח האחיד והוא מתבצע דרך תוכנת השכר, גם את התשלום לקופות אפשר לעשות דרך תוכנת השכר בתשלום באמצעות מס"ב.
חו"ז גמל מכיל את כלל הקופות שיש לעובדים (לדוגמא – הפניקס, אלטושלר, אנליסט, מיטב וכו') ואת הפירוט ניתן לראות בתוכנת השכר.
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 10,000 | |
| חו"ז גמל (פיצויים, גמל, קרן השתלמות) | 10,000 | |
| סה"כ | 10,000 | 10,000 |
תשלום שכר למוסדות המדינה
המעביד צריך לשלם למוסדות המדינה (ביטוח לאומי ומס הכנסה) את הכספים שהוא צריך לשלם על העובדים שלו ואת הכספים שהוא ניכה לעובדים שלו עבור המוסדות האלו (משמש כצינור). את התשלומים האלה יש להעביר בהתאם למועדי הדיווח מוסדות שקבועים בחוק ומפורסמים בתחילת כל שנה.
הערה – במס הכנסה התשלום יכלול גם ניכויים אחרים (ניכויי מספקים, עודפות).
| חשבון | חובה | זכות |
|---|---|---|
| בנק | 15,000 | |
| חו"ז ביטוח לאומי (מס בריאות + ביטוח לאומי) | 5,000 | |
| חו"ז מס הכנסה | 10,000 | |
| סה"כ | 15,000 | 15,000 |