פקודות יומן Journal Entries

מדריך פרקטי לרישום פקודות יומן בהנהלת חשבונות, חלק מעבודת החשבות וניהול הכספים היא פיקוח על הנהלת החשבונות והרישום החשבונאי בצורה נכונה בספרי החברה. לדעתי כל רואה חשבון חייב לשלוט בפקודות היומן השונות בשביל יכולת הפיקוח על הנהלת החשבונות בחברה והבנה בעת ביצוע ביקורת לחברות.

ניווט בעמוד
מה זה פקודת יומן
שיטות הנהלת חשבונות
סוגי חשבונות בהנהלת חשבונות
חובה וזכות פקודות יומן
נתוני תנועת יומן
מה זה סוג תנועה בפקודת יומן
רישום פקודת יומן
ההבדל בין פקודת יומן בלימודים לפקודה בחיים האמיתיים
דוגמאות לפקודות יומן
דוגמאות לפקודות יומן לקוחות
1. פקודת יומן מכירה ללקוח הכנסה חייבת
2. פקודת יומן מכירה ללקוח הכנסה פטורה / מע”מ אפס
3. פקודת יומן לגבייה מלקוח
4. פקודת יומן לגבייה מלקוח כאשר יש לחברה ניכוי במקור
5. פקודת יומן שיקים לגבייה
6. פקודת יומן הפקדת השיקים לגבייה בבנק ביום הפרעון
7. פקודת יומן הפקדת השיקים בבנק עם תאריך פרעון עתידי
8. פקודת יומן שיקים חוזרים
9. פקודת יומן חשבונית זיכוי ללקוח
10. פקודת יומן לזיכוי כספי ללקוח
11. פקודת יומן מקדמה מלקוח
12. פקודות יומן כרטיסי אשראי
דוגמאות לפקודות יומן ספקים
1. פקודת יומן חשבונית ספק עם מע”מ
2. פקודת יומן תשלום לספק
3. פקודת יומן תשלום לספק שיש לו ניכוי במקור
4. פקודת יומן לחשבונית זיכוי מספק
5. פקודת יומן להוצאה מעורבת
6. פקודת יומן לרישום חשבונית עצמית
7. פקודת יומן מקדמה לספק
דוגמאות לפקודות יומן רכוש קבוע
1. פקודת יומן רכישת רכוש קבוע
2. פקודת יומן פחת רכוש קבוע
3. פקודת יומן מכירת רכוש קבוע
4. פקודת יומן גריעת רכוש קבוע
דוגמאות לפקודות יומן הלוואות
1. פקודת יומן קבלת הלוואה
2. פקודת יומן לפרעון הלוואה
3. פקודת יומן לתשלום ריבית
דוגמאות לפקודות יומן סגירה
1. פקודת יומן פתיחת הוצאות לשלם
2. פקודת יומן סגירת הוצאות לשלם
3. פקודת יומן פתיחת הוצאות מראש
4. פקודת יומן סגירת הוצאות מראש
5. פקודת יומן פתיחת הכנסות לקבל
6. פקודת יומן סגירת הכנסות לקבל
7. פקודת יומן מלאי סגירה
8. פקודת יומן הפרשה לחובות מסופקים
9. פקודת יומן חוב אבוד
10. פקודת יומן עתודה לחופשה / הבראה
דוגמאות לפקודות יומן ניכיון
1. פקודת יומן ניכיון שיקים עם אפשרות החזרה
דוגמא לפקודות יומן דיבידנד
1. פקודת יומן הכרזת דיבידינד
2. פקודת יומן חלוקת דיבידנד
דוגמא לפקודות יומן הון
1. פקודת יומן הנפקת מניות
2. פקודת יומן הנפקת מניות עם פרמיה
3. פקודת יומן הנפקת מניות הטבה
דוגמא לפקודת יומן שכר

מה זה פקודת יומן

בעולם החשבונאות, פקודות יומן משמשות עמוד השדרה של ניהול הרישומים הפיננסיים, פקודות יומן היא שיטה לתיעוד עסקאות פיננסיות.
עסקאות יכולות להיות מכירות ללקוח, קניות מספקים, רכישת נכסים, תשלום דמי שכירות חודשיים של החברה וכו'.
בכל פעם שכסף נכנס/יוצא מהחברה או מתרחשת פעולת מכירה או קניה, רישום פקודת יומן נוצר כדי לתעד בספרי החברה את הפעולות הללו.

דמיינו חברה כפאזל ענק המורכב מחתיכות פיננסיות מורכבות, פקודות יומן מספקות את האמצעים לחבר את חלקי הפאזל בצורה מאורגנת.
הן לא רק מאפשרות לחברות לעקוב אחר הפעילות הפיננסית שלהן, אלא גם יוצרות תיעוד היסטורי שהוא בעל ערך רב לניתוח, בקרה וקבלת החלטות.

פקודות יומן הן המאפשרות את יצירת הדוחות כספיים של החברה. דוחות כמו המאזן ודוח רווח והפסד, מציגים תמונת מצב של החברה וביצועיה.

כדי לדמיין את תהליך רישום פקודת היומן, דמיינו יומן שנתי – יומן עם סדר כרונולוגי של כל ההתרחשויות הפיננסיות.
כל ערך ביומן זה הוא כמו שורה בסיפור עסקי, המתעד אירוע או עסקה ספציפיים. ערכים אלה נוצרו בדייקנות, תוך הקפדה על עקרונות וכללים חשבונאיים.

שיטות הנהלת החשבונות

קיימות 2 שיטות לניהול הנהלת החשבונות של החברה:

1. הנהלת חשבונות חד צידית

זוהי שיטת הנהלת חשבונות בה פקודת היומן נרשמת ללא צורך באיזונה, כלומר מחייבים או מזכים חשבון אחד בלבד.
החשבונות אותם מזכים או מחייבים הם חשבונות תוצאתיים בלבד, מאחר ובשיטה הזאת מנהלים אך ורק רווח והפסד ולא מנהלים את המאזן.
כלומר אין אפשרות לקבל תמונת מצב של נכסים והתחייבות בנקודות חתך מסוימת אלא רק התוצאות הכספיות.
השיטה מיועדת לבעלי עסקים קטנים שעומדים בהגדרות של מס הכנסה.
אישית אני חושב שרק אם מדובר בעסק קטנטן ללא שאיפות להתפתחות כדאי להשתמש בשיטה הזאת.

דוגמא לפקודות יומן בהנה"ח חד צידית תהיה – זכות הכנסות 1,000 או חובה קניות 500.

2. הנהלת חשבונות כפולה

זוהי שיטת הנהלת חשבונות בה פקודת היומן נרשמת ויש צורך באיזונה, כלומר יש צורך בחשבון חובה וחשבון זכות שסה"כ הסכומים תואמים בחשבונות (ישנם לפחות שני חשבונות מושפעים).
בשיטה הזאת ניתן להפיק גם תמונת מצב של החברה בנקדות חתך מסוימת (מאזן) וגם את התוצאות הכספיות שלה (רווח והפסד).
פקודות היומן יכולות להיות חשבון מאזני מול חשבון תוצאתי (הכנסות, הוצאות, הפרשות וכו') , חשבון מאזני מול חשבון מאזני (קבלות, העברות, הלוואות, מיונים וכו'), חשבון תוצאתי מול חשבון תוצאתי (מיונים).

דוגמא (יש עוד הרבה בהמשך) לפקודת יומן בהנהלת חשבונות כפולה – חובה לקוח 1,000 זכות הכנסות 1,000. סה"כ חויבו שני חשבונות (האחד מאזני והשני תוצאתי) ב-1,000 והפקודה מאוזנת.

סוגי חשבונות בהנהלת חשבונות

בהנהלת חשבונות, ישנם חמישה סוגי חשבונות:

  1. נכסים: אלו מייצגים את מה שבבעלותה או בשליטתה של החברה. לדוגמא מזומן, חשבונות חייבים, מלאי ורכוש קבוע.
  2. התחייבויות: התחייבויות מייצגות את מה שהחברה חייבת לאחרים. לדוגמא הלוואות, ספקים וזכאים אחרים.
  3. הון עצמי: הון עצמי מייצג את מה שהשקיעו הבעלים בחברה ואת רווחיה או הפסדיה הנצברים.
  4. הכנסות: מכירות החברה את מוצריה או שירותיה.
  5. הוצאות: העלויות שהחברה הוציאה על מנת לייצר הכנסות. לדוגמא קניית חומרי גלם, שכר דירה, שירותים, שכר והוצאות פרסום.

הבנת סוגי חשבונות אלה היא חיונית מכיוון שהיא עוזרת לקבוע אילו חשבונות לחייב ולזכות בתנועת יומן.
שלושת סוגי החשבונות הראשונים (נכסים / התחייבויות והון עצמי) הם חשבונות מאזניים, כלומר מראים את מצבה הכספי המצטבר של החברה נכון לנקודת זמן מסוימת.
שני סוגי החשבונות הנוספים (הכנסות / הוצאות) הם חשבונות תוצאתיים כלומר הם מראים את הרווח או ההפסד של החברה בתקופת זמן מסוימת.

חובה וזכות פקודות יומן

חובה וזכות בחשבונות מאזניים ⚖️

אם אתם מתקשים לזכור את השפעת פקודות היומן על החשבונות המאזניים הטבלה הזאת תעזור לכם.
פקודת חובה מגדילה נכס, מקטינה התחייבות.
פקודת זכות מקטינה נכס, מגדילה התחייבות.

פקודהנכסיםהתחייבויות והון עצמי
חובה+
זכות+

חובה וזכות בחשבונות תוצאתיים (רווח והפסד)

בחשבונות תוצאתיים הטבלה הזאת תעזור לכם.
פקודת חובה מגדילה הוצאה, מקטינה הכנסה.
פקות זכות מקטינה הוצאה, מגדילה הכנסה.

פקודההכנסותהוצאות
חובה+
זכות+

נתוני תנועת יומן

פקודת יומן יכולה להכיל הרבה נתונים, יש כאלו שהם חובה ויש כאלו שהן לבחירת החברה האם למלא אותם.

הנתונים הנפוצים ביותר שפקודת יומן תכיל הם:

  • סוג תנועה – ראו הסבר בהמשך
  • מספר ושם חשבון זכות
  • מספר ושם חשבון חובה
  • תאריך אסמכתא
  • תאריך ערך
  • אסמכתא 1 – בדרך כלל תשמש למספר חשבונית ההכנסה
  • אסמכתא 2 – בדרך כלל תשמש למספר חשבונית ספק, מספר קבלה והעברה
  • פרטי התנועה – תיאור מהות פעולת היומן (לדוגמא שכירות חודש 9/23)
  • סכום בש"ח
  • משתמש (נרשם בהתאם למשתמש שעובד על המערכת)

עוד פרטים שיכולים להופיע בפקודת היומן – סכום מט"ח, מטבע, אמסכתאות נוספות, תמחיר, סניף, הערות וכו'.

מרבית תוכנות הנה"ח מאפשרות להעלות גם את החשבוניות ושאר האסמכתאות לתוך פקודת היומן עצמה.
מבחינת ניהול ספרים חייבים לקבל את אישור פקיד השומה אם רוצים להשתמש באפשרות זאת כדי לא לשמור חשבוניות ואסמכתאות אחרות בקלסרים.

מה זה סוג תנועה בפקודת יומן

לפני שנגיע לדוגמאות פרקטיות של פקודות יומן, חשוב להכיר שבניגוד ללימודים בחיים האמיתיים יש מעורבות של מוסדות המדינה אשר "שותפות" בהכנסות (מע"מ), לפעמים בגבייה (ניכויים) וגם כאשר אנחנו דורשים הוצאה או קונים נכס (מע"מ) ויש צורך להביא את זה לידי ביטוי בספרים.
סוג תנועה הוא סוג של מבנה שמגדירים בתוכנת ההנהלת החשבונות מראש ונשתמש בו בדרך כלל בשביל פקודות מורכבות שכוללות את מוסדות המדינה.
הגדרה לדוגמא של סוג תנועה הוא חשבונית הכנסה חייבת ללקוח, נגדיר שכל פעם שמפיקים חשבונית ללקוח מערכת הנה"ח תדע שמסכום הברוטו שחייבתי את הלקוח יש לנכות מע"מ ולשמור אותו כהתחייבות בספרים לצורך התחשבנות מול מע"מ.
כחלק מרישום פקודת היומן ניתן להכניס בשורת הפקודה את סוג התנועה (שבדרך כלל יהיה מורכב מ-2-3 אותיות ומספרים) ומערכת הנה"ח תדע באופן אוטומטי על פי איך שהגדרנו את התנועה לבצע את הפעולה.
לדוגמא מכירה חייבת בסך 11,700 ש"ח שנשתמש בה בסוג תנועה הכנסה חייבת תייצר את הפקודה:

סוג תנועהחשבוןחובהזכות
ל17לקוח11,700
ל17הכנסות11,700
סה"כ11,70011,700

זאת הפעולה בפועל שתירשם בספרים, סוג התנועה הגדיר למערכת לזכות ב-17% את חשבון מע"מ עסקאות לצורך העברתם למע"מ בעת ההתחשבנות החודשית / דו חודשית :

חשבוןחובהזכות
לקוח11,700
הכנסות10,000
מע"מ עסקאות1,700
סה"כ11,70011,700

דוגמאות לשימוש בסוגי תנועה במערכת הנה"ח

השימוש הנפוץ בסוגי תנועה (מבחינתי לפחות):

  • סוג תנועה לחשבונית לקוח חייבת
  • סוג תנועה לחשבונית זיכוי לקוח חייבת
  • סוג תנועה לחשבונית ספק עם מע"מ
  • סוג תנעוה לחשבונית זיכוי ספק עם מע"מ
  • סוג תנועה להוצאה מעורבת
  • סוג תנועה לניכוי במקור
  • סוג תנועה לרכישת רכוש קבוע
  • סוג תנועה לקבלה כסף מלקוח (יהיו 2 סוגים – כאלו עם ניכוי וכאלו ללא ניכוי)

סרטון הסבר על סוגי תנועה בפקודת יומן

ההסבר הוא של חברת חשבשבת אבל רלוונטי לכל תוכנות הנהלת החשבונות.

רישום פקודת יומן

רישום פקודת יומן יכול להתבצע ב-4 דרכים:

  1. פקודת יומן ידנית – פקודה אשר תוקלד ע"י מנהל/ת חשבונות באופן ידני בעת מכירה / קנייה / תשלום או העברה. הפקודה תוקלד לתוך מערכת הנהלת החשבונות ותכלול את הפרטים המזהים של העסקה המתועדת (אסמכתא, תאריך, חשבון חובה וזכות, סכום וכו').
  2. פקודת יומן אוטומטית – פקודה אשר תיווצר באופן אוטומטי בספרי החברה. הפקודה יכולה להיווצר כאשר החברה משתמשת בתוכנת הנהלת החשבונות לביצוע פעולות פיננסיות כמו לדוגמא הפקת חשבוניות, הפקת קבלות כספים מלקוחות, ביצוע העברות לספקים וכו'.
  3. פקודת יומן בעת התאמת חשבונות – התאמת חשבונות נעשת כאשר כל מנהל/ת החשבונות משווים פעולות שקרו בחיים האמיתיים לפקודות יומן שנרשמו בספרים. הדוגמא הטובה ביותר היא התאמת בנקים, מנהלי חשבונות משווים מקלידים או קולטים את חשבון החח"ד של החברה לתוך הספרים ומתאימים בין פקודות יומן שנרשמו בספרים לאלו של הבנק, במידה ולא נרשמה פקודת יומן ניתן לסמן אותה (בצד הבנק) וליצור פקודת יומן אל מול החשבון הרלוונטי (הלוואות, ריביות, עמלות וכו').
  4. פקודת יומן ממשק של תוכנת בק אופיס (Back Office) – פקודה כזאת תירשם בעקבות פעולה שקרתה במערכת אחרת שהחברה עובדת איתה ומפיקה איתה חשבוניות / קבלות / העברות וכו'. ממשק יכול להיות אוטומטי או יזום והדבר החשוב ביותר בעבודה עם ממשק היא שהנתונים עוברים בשלמות, מול החשבונות הנכונים ומדויקים.

רישום פקודת יומן מורכבת

פקודת יומן מורכבת היא פקודת יומן אשר כוללת יותר מחשבון אחד בצד החובה או הזכות בעת רישום פקודת היומן.

דוגמא לפקודת יומן מורכבת, ב-1/1/23 החברה קנתה סחורה בסך 10,000 ש"ח ושילמה 10% מקדמה בעת הרכישה והיתרה שולמה ב-3 בשיקים עתידיים, הפקודה תהיה:

חשבוןחובהזכותתאריך ערך **
ספק10,00001/01/23
אמצעי התשלום*1,00001/01/23
שקים לפרעון3,00001/02/23
שקים לפרעון3,00001/03/23
שקים לפרעון3,00001/04/23
סה"כ10,00010,000
* בנק / קופה (מזומן) / כרטיס אשראי / שיק מזומן
** בתשלום לספק תאריך הערך הוא תאריך התשלום בפועל (היום בו הכסף עובר לספק)

השפעת הפקת מסמכים במערכת הכספים על פקודות יומן

במערכת הנה"ח ניתן להפיק מסמכים אשר משפיעים על ספרי החברה ובעת הפקת תירשם פעולת הנהלת חשבונות, בנוסף קיימים מסמכים אשר הפקתם לא תייצר פקודה בספרים.

מסמךהשפעה על הספרים
חשבונית מסחובה לקוח
זכות מע"מ
זכות הכנסות
קבלה (לאחובה אמצעי תשלום
זכות לקוח
חשבונית מס / קבלהחובה לקוח
זכות מע"מ
זכות הכנסות
חובה אמצעי תשלום
זכות לקוח
חשבונית זיכויחובה הכנסות
חובה מע"מ
זכות לקוח
חשבונית עסקהאין השפעה על הספרים, משמשת לדרישת תשלום מהלקוח
הצעת מחיראין השפעה על הספרים, משמשת למתן הצעת מחיר לשירות/מוצר ללקוח.
הזמנת עבודהאין השפעה על הספרים, משמשת לתיעוד הזמנה עבודה מספק.
תעודת משלוחאין השפעה על הספרים, מצורפת לסחורה הנשלחת ללקוח.

ההבדל בין פקודת יומן בלימודים לפקודה בחיים האמיתיים

בלימודים הכוונה לרואי חשבון ולא למנהלות חשבונות.
אחד ההבדלים שכתבתי בראש העמוד הוא שבלימודים פקודות היומן לא כוללות את החלק של מוסדות המדינה, אם זה מע"מ עסקאות ותשומות ואם זה ניכוי במקור.

הבדל נוסף שקיים הוא שפקודות יומן בלימודים הן מקוצרות ומדלגות על שלבי רישום המפרידים בין פקודה חשבונאית לפקודה תזרימית.
במרבית הדוגמאות לפקודות יומן שנתקלתי בהן (כולל בלימודים) יש דילוג על חלק מפקודות היומן שעוברות בספרים וישר מגיעים לנקודת הסיום.
הדוגמאות הכי טובות הן מכירה ללקוח וקנייה מספק כאשר ברוב ההסברים בלימודים פקודות היומן ירשמו כך:
במכירה ללקוח – חובה מזומן זכות הכנסות.
בקניה מספק – חובה הוצאות זכות מזומן.
בחיים האמיתיים זה לא יקרה לעולם מהסיבה שמעורבים פה שני סוגים שונים של פקודות:

  1. פקודה חשבונאית (מכירה / קנייה) שמעורבת בה חשבונית (לקוח/ספק).
  2. פקודה תזרימית (קבלת / תשלום כסף) שמעורבת בה קבלה (מלקוח) / העברה (לספק).

בחיים האמיתים בפקודת מכירה – ראשית נפיק ללקוח חשבונית שפעולת היומן שתירשם בספרים בעקבות כך היא – חובה לקוח, זכות מע"מ, זכות הכנסות וכאשר הלקוח ישלם תופק לו קבלה אשר פעולת הספרים שתופק בעקבותה בספרים תהיה זכות לקוח חובה אמצעי תשלום.

סוג פעולהפקודת יומן לימודיםפקודת יומן חיים אמיתיים
מכירה ללקוחחובה מזומן
זכות הכנסות
1. חובה לקוח
זכות מע"מ עסקאות
זכות הכנסות

2. חובה אמצעי תשלום
זכות לקוח
קניה מספק חובה הוצאה
זכות מזומן
1. חובה הוצאה
חובה מע"מ תשומות
זכות ספק

2. חובה ספק
זכות אמצעי תשלום
* בקבלת כסף מלקוח / בתשלום לספק יש לפעמים גם מעורבות של מס הכנסה ניכויים אבל לשם הפשטות דילגתי, יש בדוגמאות בהמשך.

דוגמאות לפקודות יומן

פקודות יומן לקוחות

במידה ומונפקות חשבוניות מתוך המערכת הכספית פקודת יומן של מכירות נוצרת בעת הפקת חשבונית מס ללקוח ואין צורך בפקודה נוספת.
במידה ועובדים עם פנקס (מקווה שהולך ונעלם) אז יש צורך לרשום פקודת יומן בספרים.

דוגמא לפקודת יומן למכירה הכנסה חייבת

מכירה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.

חשבוןחובהזכות
לקוח11,700
הכנסות חייבות10,000
מע"מ עסקאות1,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודת יומן למכירה הכנסה פטורה / מע"מ אפס

מכירה בסך 10,000 ש"ח.
תעבור פקודה מול חשבון מע"מ בשביל דיווח מחזור עסקאות למע"מ.

חשבוןחובהזכות
לקוח10,000
הכנסות פטורות10,000
מע"מ עסקאות
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן לגבייה מלקוח

במידה והקבלה מופקת מהמערכת היא אמורה לבד לזכות את הלקוח ולחייב את אמצעי הגבייה ולא תעבור פקודת יומן ידנית במקרה של גבייה מלקוח.

חשבוןחובהזכות
אמצעי הגבייה*11,700
לקוח11,700
סה"כ11,70011,700
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי

דוגמא לפקודת יומן לגבייה מלקוח כאשר יש לחברה ניכוי במקור

חשבוןחובהזכות
אמצעי הגבייה*11,115
ניכוי במקור לקוחות (5% ניכוי)585
לקוח11,700
סה"כ11,70011,700
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי

דוגמא לפקודת יומן שיקים לגבייה

שיקים עם תאריך פרעון עתידי, ניתן או להשאיר בחברה ולהפקיד בזמן הפרעון שלהם או לחלופין להפקיד אותם בבנק והם יפרעו אוטומטית.

פקודת יומן גביית שיקים מלקוח

שימו לב שבמצב הנתון הזה הלקוח הספציפי כביכול לא חייב לחברה וכל החוב שלו מופיע תחת שיקים לגבייה עד שהם יפרעו.
חשוב לדעת לנהל את האשראי של הלקוח תוך התייחסות לאובליגו הכולל שלו (אובליגו = חוב כולל, במקרה הזה כל השיקים לא נפרעו האובליגו של הלקוח הוא 11,700 והאשראי הוא 0).

חשבוןחובהזכות
שיקים לגבייה11,700
לקוח11,700
סה"כ11,70011,700

הפקדת שיקים לגבייה בבנק ביום הפרעון

חשבוןחובהזכות
בנק11,700
שיקים לגבייה11,700
סה"כ11,70011,700

הפקדת השיקים בבנק עם תאריך פרעון עתידי

פקודת היומן תהיה אותו הפקודה כמו קודם, אבל תאריך האסמכתא יהיה יום הפקדת השיקים ותאריך הערך בפקודה יהיה תאריך הפרעון שמופיע על השיק.
אם מדובר במספר שיקים פקודת החובה נותרת ללא שינוי ופקודת הזכות תורכב ממספר שורות (כמספר השיקים) בכל שורה תאריך הערך יהיה בהתאם לתאריך פרעון השיק.

למתקדמים – כשעושים הפקדה מראש של שיקים לגבייה בבנק יש לפעמים לצורך הדוחות הכספיים בתקופות חתך מסוימת, למיין את פקודות היומן של שיקים שיפרעו רק לאחר תקופת החתך חזרה לחשבון השיקים לגבייה ולאחר הדוח להחזיר את המצב חזרה.

חשבוןחובהזכות
בנק11,700
שיקים לגבייה11,700
סה"כ11,70011,700

פקודת יומן שיק שחזר

חשוב לנהל את השיקים החוזרים בחשבון נפרד ולא להחזיר אותם לחשבון שיקים לגבייה, מהסיבה שהחברה ורואי החשבון שלה ידעו מה מצב האמיתי של הגבייה והאם יש צורך לבצע הפרשות לחובות מסופקים / אבודים. סיבה נוספת היא שהתנהלות בחשבון נפרד מאפשרת מעקב פשוט יותר.

חשבוןחובהזכות
שיקים חוזרים11,700
בנק11,700
סה"כ11,70011,700

פקודות יומן זיכוי לקוח

במידה ומונפקות חשבוניות מתוך המערכת הכספית פקודת יומן של זיכוי נוצרת בעת הפקת חשבונית זיכוי ללקוח ואין צורך בפקודה נוספת.
במידה ועובדים עם פנקס ידני (מקווה שהולך ונעלם) אז יש צורך לרשום פקודת יומן בספרים.

דוגמא לפקודת יומן חשבונית זיכוי ללקוח

מכירה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
שימו לב שהפקודה מחייבת את מע"מ עסקאות ולא את תשומות.

חשבוןחובהזכות
לקוח11,700
הכנסות10,000
מע"מ עסקאות1,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודת יומן לזיכוי כספי ללקוח

מאחר וקיים אשראי לקוחות (בדרך כלל עיסקיים) לא תמיד יהיה צורך בזיכוי כספי ויכול להיות שתספיק רק חשבונית הזיכוי.
אם ללקוח יש עוד פעילות מול החברה תתצבע התקזזות בתשלום החודשי שלו.
אם מדובר בחשבונית בודדה והלקוח טרם שילם בכלל את החשבונית אז גם במצב זה תספיק חשבונית הזיכוי ללא זיכוי כספי.

חשבוןחובהזכות
אמצעי הגבייה*11,700
לקוח11,700
סה"כ11,70011,700
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי – בדרך כלל נהוג לזכות את הלקוח בדרך בה שילם.

דוגמא לפקודת יומן קבלת מקדמה מלקוח

מקדמה מלקוח נוצרת בעת קבלת כסף טרם נתינת השירות או העברת הסחורה ללקוח.
מקדמה תיווצר בספרים על ידי הפקת קבלה ללקוח ללא הפקת חשבונית. בעת העברת הסחורה או נתינת השירות יש להפיק חשבונית מס ללקוח.
מבחינת הצגה במאזן יש למיין את הלקוח שנמצא ביתרת זכות לסעיף הזכאים.
פקודת היומן היא בדיוק כמו בגבייה מלקוח, רק שסדר הפעולות שבמקרה הזה מתבצעת קודם גבייה ורק לאחר מכן מופקת חשבונית.
מבחינת לקיחת מקדמה כולל סכום המע"מ – חלק מהלקוחות שהן חברות או עוסקים מורשים לא יסכימו לשלם מקדמה עם מע"מ בייחוד אם מדובר בסכום גדול בגלל פגיעה תזרימית, לכן ישלמו מקדמה ללא מע"מ ובעת הפקת החשבונית ישלימו את המע"מ.

חשבוןחובהזכות
אמצעי הגבייה10,000
לקוח10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן גבייה באמצעות כרטיסי אשראי

גבייה מלקוח באמצעות כרטיס אשראי היא הגבייה הנפוצה ביותר במרבית העסקים נכון להיום.
אחד הקשיים הגדולים של הנהלת חשבונות בחברות עם אלפי טרנזקציות היא התאמת כרטיסי האשראי , בגלל הסיבה הזאת קיימות חברות שירותים שעוסקות בהתאמת כרטיסי אשראי באופן חודשי עבור החברות והתוצר שהן מספקות הוא פקודות יומן שהנה"ח צריכה להעביר בספרים כולל בדיקה של עסקאות ששודרו ולא התקבל בגינן כסף מחברת האשראי, עסקאות שהופקו בגינן קבלות אבל לא שודרו והכחשות עסקה כאשר בדרך כלל זה נזרק לחשבון בירורים ומתקבל פירוט מחוץ לספרים.
בנוסף קיימת גם פקודת יומן בגין זיכויים של לקוחות ששילמו באמצעות כרטיסי האשראי.

את התהליך של פקודות יומן כרטיסי אשראי צריך לחלק ל-3 חלקים – גבייה מהלקוח, שידור העסקה, קבלת הכסף מחברות האשראי.

גבייה מהלקוח

השלב הזה הוא אחרי שהפקנו חשבונית מס ללקוח, בשלב זה מופקת קבלה ללקוח כאשר הקבלה מוגדרת במערכת כקבלה באמצעות כרטיס אשראי.

חשבוןחובהזכות
קופת כרטיסי אשראי11,700
לקוחות שונים11,700
סה"כ11,70011,700

שידור העסקה לחברות האשראי

השלב הזה בעצם ממיין את הנכס שקיים בקופת כרטיסי האשראי מול הסכומים שנסלקו בחברות האשראי השונות (מקס, ישראכרט, ויזה כאל).

חשבוןחובהזכות
קופת כרטיסי אשראי11,700
חברת ישראכרט2,500
חברת מקס5,000
חברת ויזה4,200
סה"כ11,70011,700

קבלת הכסף מחברות האשראי

קבלת הכסף שנסלק מחברות האשראי מתבצע בדרך כלל פעם בחודש (אם לא עושים ניכיון), שימו 💚 שביולי 2021 נכנסה רפורמה חדשה אשר מאפשרת לחברות לקבל את הכספים בתקופה קצרה הרבה יותר, בשביל שזה יקרה יש צורך בפעולה אקטיבית מול חברות האשראי.
בשלב הזה יכנסו גם העמלות (חייבות במע"מ) שחברות האשראי גובות בגין סליקת הכספים (0.8%-2.4% מסך העסקה).
הפקודה הנ"ל נרשמת כאשר מתקבלות חשבוניות מחברות האשראי.
לצורך הדוגמא נניח 2% כולל מע"מ.

חשבוןחובהזכות
בנק11,500
חברת ישראכרט2,500
חברת מקס5,000
חברת ויזה4,200
עמלות סליקה200
מע"מ תשומות34
סה"כ11,70011,700

פקודות יומן ספקים

דוגמא לפקודת יומן חשבונית ספק עם מע"מ

פקודת יומן של קניות תירשם רק בעת קבלת חשבונית מס מהספק.
קנייה בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.

חשבוןחובהזכות
ספק11,700
הוצאות10,000
מע"מ תשומות1,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודת יומן תשלום לספק

גם תשלומים לספקים יש אפשרות להפיק הוראות העברה דרך מערכת הנה"ח (פחות נפוץ).
במקרה של תשלום לספק בדרך עושים פעולה ידנית או עושים פעולה דרך התאמת חשבון הבנק.
תשלום לספק תמיד יעשה עם סוג תנועה בגלל הדיווח בפנקס ניכויים בגין מחזור הספקים של החברה, כלומר גם אם החברה לא ניכתה לספק שקל, עדיין יש צורך לשים סוג תנועה בפקודת היומן על מנת שידווח לניכויים באופן חודשי ויכנס לטופס 856 השנתי.

חשבוןחובהזכות
ספק11,700
אמצעי התשלום*11,700
ניכוי לספקים
סה"כ11,70011,700
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי

דוגמא לפקודת יומן תשלום לספק שיש לו ניכוי במקור

בדוגמא לספק יש ניכוי במקור של 5%, על פי ניהול הוראות ספרים יש חובה לבדוק לפני כל תשלום לספק האם יש צורך לנכות במקור עבור מס הכנסה.
ניתן לבדוק אישור ניכוי במקור באתר מס הכנסה.

חשבוןחובהזכות
אמצעי התשלום*11,115
ניכוי במקור לספקים (5% ניכוי)585
ספק11,700
סה"כ11,70011,700
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי

דוגמא לפקודת יומן לחשבונית זיכוי מספק

פקודת יומן של זיכוי קניות תירשם רק בעת קבלת חשבונית זיכוי מהספק.
חשבונית זיכוי בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
שימו לב שהפקודה מזכה את מע"מ תשומות ולא את עסקאות.

חשבוןחובהזכות
ספק11,700
הוצאות10,000
מע"מ תשומות1,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודת יומן להוצאה מעורבת / הוצאות עודפות

הוצאה מעורבת היא הוצאה שמשמשת גם את החברה וגם את עובדיה באופן פרטי (רכבים, סלולר, ארוחות וכיבודים וכו')
בהוצאות כאלו מע"מ מתיר לנכות אחוזים מסוימים מכלל המע"מ בחשבונית ולעיתים לא מתיר בכלל.
בשביל לדרוש את מע"מ התשומות החלקי משתמשים בסוג תנועה להוצאה מעורבת.

בדוגמא הזאת חשבונית ספק של חברת סלולר (מותר לדרוש 2/3 או 1/4 מהמע"מ בחשבונית) בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ.
לצורך הדוגמא נקבע שהחברה דורשת 2/3 מע"מ, כלומר רוב השימש בפלאפון הוא עסקי.
מתוך מע"מ של 1,700 ניתן לדרוש רק 1,700*2/3=1,133 יתרת המע"מ שלא נדרש 567 (=1,700-1,133) תגדיל את ההוצאה ברווח והפסד.

חשבוןחובהזכות
ספק סלולר11,700
הוצאות תקשורת10,567
מע"מ תשומות1,133
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודת יומן לרישום חשבונית עצמית

חשבונית עצמית היא חשבונית שהחברה מפיקה במקום נותן השירותים וזאת על מנת לדווח את העסקה למע"מ (מס הכנסה מאפשר להכיר בהוצאה גם בלי חשבונית).
השימוש העיקרי בחשבונית עצמית היא בדרך כלל בשכירות מאדם פרטי ולעיתים עמותה.
בחשבונית עצמית בדרך כלל משתמשים בסוג תנועה שיודע לייצר את כלל השלבים.

בדוגמא הזאת חשבונית עצמית לשכירות בסך 11,700 ש"ח כולל מע"מ. נחלק את הפקודה לשלושה שלבים.

שלב 1 – הפקת חשבונית מס לספק

חשבון
חובהזכות
ספק שכירות11,700
הכנסות10,000
מע"מ עסקאות1,700
סה"כ11,70011,700

שלב 2 – הפקת חשבונית רכש מהספק

חשבוןחובהזכות
ספק שכירות11,700
הוצאות שכירות10,000
מע"מ תשומות1,700
סה"כ11,70011,700

שלב 3 – ביטול ההכנסה שנרשמה

חשבוןחובהזכות
הכנסות10,000
הוצאות שכירות10,000
סה"כ10,00010,000

התוצאה הסופית של שלושת השלבים היא ספק בזכות של 11,700, הוצאות שכירות בסך 10,000.
מע"מ זוכה וחיוב ב-2 חשבונות שונים אבל בקיזוז החודשי (בחו"ז) הוא יהיה באפס.
המשך הפקודות תהיה תשלום לספק.

דוגמא לפקודת יומן מקדמה לספק

מקדמה לספק היא מצב בו חברה הזמינה שירות או סחורה וטרם קיבלה אותם.
המצב הזה משקף מצב של תשלום לספק וקבלת החשבונית בתקופה מאוחרת יותר אחרי אספקת השירות או הסחורה ואז תירשם הוצאה או רכוש.
הסיבות העיקריות שניתנת מקדמה לספק היא שהספק רוצה ערובה לביצוע העסקה (כמעט ב-100% מעסקאות הייבוא), שיש לו קושי תזרימי או שמדובר בעסקה בעלות גבוהה ומתמשכת.
מבחינת הצגה במאזן יש למיין את הספק לחייבים, רק שסדר הפעולות שבמקרה הזה מתבצע קודם תשלום ורק לאחר מכן מתקבלת חשבונית (כמו בעבודה מול ספק שעובד על בסיס מזומן).
מבחינת תשלום מקדמה כולל סכום המע"מ (במידה וקיים מע"מ) – זה עניין של משא ומתן, מאחר ולא ניתן להתקזז על מע"מ במקדמה ואין סיבה להיפגע תזרימית בעת תשלום מקדמה כדאי להגיע להסכם של תשלום המקדמה ללא מע"מ ותשלום המע"מ בעת קבלת החשבונית.

חשבוןחובהזכות
ספק10,000
אמצעי התשלום*10,000
סה"כ10,00010,000
* בנק / קופה (מזומן) / שיקים / כרטיס אשראי

דוגמא לפקודות יומן רכוש קבוע

דוגמא לפקודת יומן רכישת רכוש קבוע

בפקודת יומן של רכישת רכוש קבוע יש צורך להשתמש בסוג תנועה בגלל הדיווח למע"מ.
פקודת רכישת רכוש קבוע או ציוד תעשה כאשר קיבלנו חשבונית ספק בגין הרכישה.
מע"מ דורש מהחברה בדיווח החודשי להפריד בין מע"מ של הוצאות שוטפות לבין זה של רכישת רכוש קבוע וציוד, לכן בכל פעילות כזאת המע"מ מהעסקה ירשם כנגד חשבון יעודי במאזן שנקרא מע"מ תשומות ציוד / רכוש קבוע.

חשבוןחובהזכות
רכוש קבוע10,000
מע"מ תשומות ציוד1,700
ספק11,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לרישום הוצאות פחת רכוש קבוע

בניגוד להוצאה שוטפת, רכוש קבוע נרשם אל מול המאזן והוא מופחת לאורך תקופת הפחת שנקבעה לו או בהתאם לפחת תקנות מס הכנסה או בהתאם למדיניות החברה.
בגלל הצורך בביאור רכוש קבוע במונחי ברוטו (עלות רכוש – פחנ"צ = עלות מופחתת) את הפחת הנצבר מנהלים בחשבון נפרד ולא מפחיתים ישירות מחשבון הרכוש קבוע.
את רישום הוצאות הפחת התקופתי עושים בדרך כלל באמצעות טופס פחת בספרים שמנוהל באחת מתוכנות ניהול הרכוש קבוע (חיסולית, רם ניהול וכו').
יש לשים לב שלפעמים קיימים הבדלים בין תקופת ההפחתה שהחברה קבעה לזאת של תקנות מס הכנסה ופקודת הפחת בספרים צריכה להיות על פי טופס הפחת בספרים ולאחר מכן עושים התאמה בדוח המס באמצעות טופס הי"א.

חשבוןחובהזכות
פחת נצבר (פחנ"צ)1,000
הוצאות פחת1,000
סה"כ1,0001,000

דוגמא לפקודת יומן מכירת רכוש קבוע

מכירת רכוש קבוע היא פעולה הונית וזאת להבדיל מהפעילות השוטפת של החברה.
המכירה עצמה תתבצע בהתאם להכנסה מלקוחות באמצעות חשבונית מס חייבת או פטורה והגבייה תהיה בדיוק כמו גבייה מלקוחות.
בגלל שמדובר בפעולה הונית יש להפריד את ההכנסה בחשבון נפרד מחשבון ההכנסות השוטף.
בתוכנות ניהול הרכוש הקבוע יש אפשרות לבצע מכירת רכוש קבוע, מכניסים את התמורה מהלקוח והמערכת יודעת לחשב את רווח או הפסד ההון שנוצר בעת המכירה בהתאם להוראות מס הכנסה (טופס (ח)1399).
בספרים בעת מכירת נכס, את הנכס צריך להפחית עד תאריך המכירה והחברה צריכה למחוק את העלות שלו ולמחוק את הפחת הנצבר עד נקודת המכירה.
בעת מכירה, רווח/הפסד ההון בספרים יכול להיות שונה מזה של מס הכנסה (שחלוף, תיאומים וכו') ויהיה צורך לתאם את ההפרש בדוח ההתאמה למס.

שימו 💚 שיש לדווח למס הכנסה על מכירת נכס וחיישוב המס המגיע בתוך 30 יום ממועד מכירת הנכס.

לדוגמא נכס שנקנה ב-10,000 ש"ח והופחת לאורך הזמן ב-1,000 ש"ח (עלות מופחתת 9,000 ש"ח). הנכס נמכר ב-6,000 ש"ח.
במקרה הזה נוצר לחברה הפסד הון בספרים של 3,000 ש"ח (6,000-9,000=).

גריעת הנכס מהספרים

חשבוןחובהזכות
רכוש קבוע10,000
רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד10,000
סה"כ10,00010,000

גריעת הפחת מהספרים

חשבוןחובהזכות
פחנ"צ1,000
רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד1,000
סה"כ1,0001,000

מיון ההכנסה לחשבון ההוני

שני החשבונות הם תוצאתיים. המיון מתבצע בגלל הדיווח למע"מ בחשבון הכנסות.

חשבוןחובהזכות
הכנסות ממכירת רכוש קבוע / ציוד6,000
רווח/הפסד הון ממכירת רכוש קבוע / ציוד6,000
סה"כ6,0006,000

דוגמא לפקודת יומן גריעת רכוש קבוע

גריעת רכוש קבוע מתרחשת במקרים בהם:
1. הרכוש נהרס / נגנב / אבד / יצא מכלל שימוש.
2. הנכס הופחת במלואו לאורך חייו השימושיים.

במקרה הראשון הפעולה תהיה כמו במכירת רכוש קבוע רק ללא תמורה – כלומר בהכרח יהיה הפסד הון (בהנחה שאין שיפוי מחברת ביטוח או מישהו אחר).

במקרה השני הפעולה היא גם אותה פעולה כמו מכירת רכוש קבוע גם היא ללא תמורה רק שהפעם לא יהיה רווח או הפסד הון, הפעולה מתבצעת בשביל להקטין את העלות והפחנ"צ (ניפוח) וחייבת להתבצע כמו מכירת רכש קבוע בגלל ביאור הרכוש הקבוע (אסור לבטל עלות מול פחנ"צ יש לעבור מול חשבון תוצאתי).

דוגמא לפקודות יומן הלוואה

דוגמא לפקודת יומן קבלת הלוואה

פקודת יומן של קבלת הלוואה נעשת לרוב דרך התאמות חשבון הבנק אבל כמובן ניתן גם בפעולה ידנית.

חשבוןחובהזכות
בנק / אשראי חוץ בנקאי100,000
הלוואה*100,000
סה"כ100,000100,000
* יכולה להיות לזמן קצר או ארוך

דוגמא לפקודת יומן לפרעון הלוואה

במידה ומדובר באונקול או הלוואת בלון.

חשבוןחובהזכות
בנק / אשראי חוץ בנקאי100,000
הלוואה (קרן)100,000
סה"כ100,000100,000

במידה ומדובר בהלוואה עם מספר תשלומים.
יש להעביר את הפקודה בהתאם ללוח סילוקין של הלוואה, ניתן להעביר באופן ידני את כלל לוח הסילוקין (קרן בלבד) עם תאריכי אסמכתא עתידיים או לחלופין בכל פעם שיורד תשלום קרן לבצע פקודה באמצעות התאמת הבנק

בדוגמא הזאת נניח הלוואה לעשרה חודשים עם תשלום קרן קבועה של 10,000 ש"ח.

חשבוןחובהזכות
בנק / אשראי חוץ בנקאי10,000
הלוואה (קרן)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן לתשלום ריבית

לצורך רישום מסודר של תשלום הריבית ניתן לפצל את פקודת היומן לשני שלבים.
או לחליפון לבצע בפקודה אחת בנק מול חשבון תוצאתי על שם ההלוואה הספציפית. לצורך בקרה כמה ריבית שילמה החברה על ההלוואה.

שלב 1 – רישום הריבית מול ההלוואה

חשבוןחובהזכות
בנק / אשראי חוץ בנקאי1,000
הלוואה1,000
סה"כ1,0001,000

שלב 2 – רישום הריבית מול חשבון רווח והפסד

חשבוןחובהזכות
הלוואה1,000
ריבית הלוואה1,000
סה"כ1,0001,000

דוגמא לפקודות יומן סגירה

דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הוצאות לשלם

פקודת יומן הוצאות לשלם תעשה או בהתאם לחשבונית שהתקבלה לספק אחרי תקופת החתך וההוצאה שייכת לתקופה הנוכחית (חשמל, ארנונה וכו').
או תעשה הערכה של הסכום שיש להפריש בהתאם לאומדנים של החברה (הפרשה לאחריות, החזרים וכו').

הוצאות לשלם תמיד ללא מרכיב מע"מ.

חשבוןחובהזכות
הוצאות לשלם10,000
הוצאה (רווח והפסד)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן סגירת הוצאות לשלם

הפקודה תעשה בקבלת החשבונית בפועל או לצורך התאמה בתקופה הבאה.
החשבונית תרשם מול הספק והוצאה כמו בדוגמא של פקודת יומן חשבונית ספק.
פקודת הסגירה של הוצאות לשלם תקטין בחזרה את ההתחייבות במאזן (שמופיעה עכשיו בספק עצמו) ותקטין את ההוצאה ברווח והפסד בסכום החשבונית מאחר וההוצאה שייכת לתקופה הקודמת.

חשבוןחובהזכות
הוצאות לשלם10,000
הוצאה (רווח והפסד)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הוצאות מראש

פקודת יומן של הוצאות מראש נעשת כאשר קלטנו חשבונית ספק בתקופה מסוימת והשירות בגין החשבונית הזאת שייך גם לתקופה הבאה.
דוגמא נפוצה להוצאה מראש היא ביטוח שנתי / מנוי שנתי אשר תוקפו מתחיל מרגע הרכישה ועובר בדרך כלל במספר תקופות.
הוצאות מראש (נכס במאזן) מייצג את החלק של השירות שהחברה טרם השתמשה בו בתקופה זו והוא מקטין את ההוצאה שנרשמה בעת קליטת חשבונית הספק.

הוצאות מראש תמיד יהיה ללא מרכיב מע"מ.

חשבוןחובהזכות
הוצאות מראש10,000
הוצאה (בהתאם לסוג ההוצאה)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן סגירת הוצאות מראש

הפקודה תעשה בתום קבלת השירות המלא או לצורך התאמה בתקופה הבאה בעת חידוש השירות.
פקודת הסגירה של הוצאות מראש תקטין את הנכס במאזן ותגדיל את ההוצאה ברווח והפסד בסכום ששייך לתקופה זו.

חשבוןחובהזכות
הוצאות מראש10,000
הוצאה (בהתאם לסוג ההוצאה)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן לפתיחת הכנסות לקבל

פקודת יומן של הכנסות לקבל נעשת כאשר סיפקנו שירות / סחורה וטרם הפקנו חשבונית בגין ההכנסה הזאת, כלומר ההכנסה שייכת לתקופה הזאת למרות שדווחה (הופקה חשבונית) רק בתקופה הבאה.
דוגמא להכנסה לקבל היא עמלת יתר בגין הגעה למחזור מכירות של מוצר של ספק מסוים שיש לנו הסכם תמריץ מולו, בדרך כלל המחזור נקבע ברמה הרבעונית או השנתית וחשבונית ההכנסה בגין סכום זה תצא רק בתקופה הבאה.
הכנסה לקבל נהוג לפתוח בחשבון רווח והפסד שונה מחשבון ההכנסות הרגיל בגלל התאמה לדיווח השנתי למע"מ (Esna).
פתיחת הכנסות לקבל תגדיל את הרווח בתקופה זו.

הכנסות לקבל תמיד יהיה ללא מרכיב מע"מ.

חשבוןחובהזכות
הכנסות לקבל (מאזן)10,000
הכנסות לקבל (רווח והפסד)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן סגירת הכנסות לקבל

הפקודה תעשה בעת הפקת חשבונית הכנסה בפועל או לצורך התאמה בתקופה הבאה.
החשבונית תופק מול הלקוח ופקודת היומן תהיה בדיוק כמו בהפקת חשבונית לקוח רגילה.
פקודת הסגירה של הכנסות לקבל תקטין את הנכס במאזן (שמופיעה עכשיו בלקוח עצמו עד שישלם את החוב) ותקטין את ההכנסה ברווח והפסד בסכום החשבונית מאחר וההכנסה הוכרה כבר בתקופה הקודמת.

חשבוןחובהזכות
הכנסות לקבל (מאזן)10,000
הכנסות לקבל (רווח והפסד)10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן מלאי סגירה

מלאי נוצר מקניות חומרי גלם או מיבוא / קניית מוצרים מוגמרים.
מה שזה אומר שבמהלך התקופה המלאי נרשם כהוצאה שוטפת לכל דבר באמצעות רישום חשבוניות ספק.
החברה מנהלת את המלאי שלה או באמצעות תוכנה או ברישום ידני ומבצעת ספירות מלאי בהתאם לנהלים של כל חברה ולהוראות מס הכנסה.
בסוף תקופה בודקים את כמות המלאי שנותרה בחברה בתאריך החתך ובהתאם לכך מעמידים יתרת סגירת מלאי.
כל תאריך חתך פותחים את המלאי במאזן וישר לאחר מכן סוגרים אותו חזרה לרווח והפסד.

פקודת יומן פתיחת מלאי סגירה

המלאי מקטין את הקניות ברווח והפסד.

חשבוןחובהזכות
מלאי סגירה (מאזן)10,000
מלאי סגירה (רווח והפסד)10,000
סה"כ10,00010,000

פקודת יומן סגירת מלאי סגירה

אחרי תאריך החתך, המלאי מתאפס ומגדיל חזרה את הקניות.

חשבוןחובהזכות
מלאי סגירה (רווח והפסד)10,000
מלאי סגירה (מאזן)10,000
סה"כ10,00010,000

פקודת יומן הפרשה לחובות מסופקים

חשבוןחובהזכות
הפרשה לחובות מסופקים (רווח והפסד)10,000
חובות מסופקים (לקוחות)10,000
סה"כ10,00010,000

פקודת יומן חוב אבוד

הכרה בחוב אבוד יכולה להיות כולל מע"מ (לא מזדכים על המע"מ) או בתנאים מסוימים כפי שנקבע על ידי מע"מ בהוראת פרשנות 2/2012 – חובות אבודים ניתן לדרוש גם את המע"מ עסקאות בחוב האבוד וזאת על ידי הפקת חשבונית זיכוי ללקוח בגינו החוב האבוד ולכללים הכתובים בהוראה.

פקודת יומן חוב אבוד כולל מע"מ

דוגמא ללקוח שפשט רגל וחייב לחברה 11,700 ש"ח כולל מע"מ.

חשבוןחובהזכות
חובות אבודים11,700
לקוח11,700
סה"כ11,70011,700

פקודת יומן חוב אבוד ללא מע"מ

שלב 1 – החברה תפיק חשבונית זיכוי ללקוח.

שלב 2 – בגלל שחשבונית זיכוי מופקת מול חשבון הכנסות, תתבצע פקודת מיון בין חשבונות רווח והפסד.

חשבוןחובהזכות
חובות אבודים10,000
הכנסות10,000
סה"כ10,00010,000

פקודת יומן עתודה לחופשה / הבראה

עתודה לחופשה והבראה מפיקים מתוכנת השכר.
עובד זכאי לתשלום דמי הבראה רק אחרי שצבר ותק של שנה ולכן בסוף תקופה יש צורך לנטרל עובדים עם ותק נמוך מכך מאחר ולא נוצרה התחייבות לחברה נכון לתאריך החתך.
בחלק מהחברות מאפשרים לעובדים לצאת לימי חופשה מעבר לצבירה שלהם (עובד נמצא במינוס ימים), מאחר ובמידה והעובד מפוטר או מתפטר בעייתי מבחינת החברה לקזז את ימי החופשה שנלקחו ביתר, לכן בעת חישוב יתרת העתודה צריך לנטרל את ימי החופשה במינוס.
על ימי החופשה צריך להעמיס תנאים סוציאלים (15%-30%) בדרך עושים את זה באמצעות דוח תמחיר שמופק ממערכת השכר.
העתודות מתנהלות בצורה P.N בין יתרת סגירה ליתרת פתיחה כך שהן יכולות לקטון או לגדול.

פקודת יומן גידול בעתודה לחופשה / הבראה

חשבוןחובהזכות
עתודה לחופשה והבראה (מאזני)10,000
הפרשה לעתודה לחופשה והבראה (תוצאתי)10,000
סה"כ10,00010,000

פקודת יומן קיטון בעתודה לחופשה / הבראה

חשבוןחובהזכות
עתודה לחופשה והבראה (מאזני)10,000
הפרשה לעתודה לחופשה והבראה (תוצאתי)10,000
סה"כ10,00010,000

פקודות יומן ניכיון

פקודת יומן ניכיון שיקים

ניכיון שיקים הוא פעולה תזרימית אשר חברה מבצעת בשביל להקדים תשלומים מהעתיד להווה בתמורה לתשלום עמלה.

חברה יכולה לבצע ניכיון שיקים בבנק או באמצעות חברות מסחריות שקיבלו את אישור משרד האוצר לבצע ניכיון.
ההבדל היחיד בפקודות היומן בין 2 המוסדות הוא שבנק הוא מוסד כספי ולכן אין מע"מ על עמלת הניכיון לעומת חברות מסחריות בהן תתקבל חשבונית בגין עמלת הניכיון ויהיה עליה מע"מ.

דבר חשוב נוסף בניכיון הוא האם במקרה שהשיק חוזר אחריות הגבייה היא על חברת הניכיון או על מוסר השיקים. במקרה הראשון ברגע שהחברה מסרה את השיקים ואין לה יותר אחריות (כמובן שיתבטא בעמלת ניכיון גבוהה יותר) אז החברה לא צריכה להציג התחייבות עד שהשיקים נפרעים.
במקרה השני בו במידה והשיק לא מכובד החברה צריכה להחזיר כסף לחברת הנכיון – כל עוד השיק לא נפרע החברה צריכה להציג אות כהתחייבות במאזן.

דוגמא לפקודת יומן ניכיון שיקים עם אפשרות החזרה

אפשרות חזרה הכוונה שאם שיק חזר, החברה שנתנה את השיק אחראית עליו, כלומר לחברת הניכיון יש אפשרות להחזיר שיק שלא כובדו. המצב הזה מייצג הלוואה שניתנה ע"י חברת הניכיון לחברה ולכן כל עוד השיקים לא נפרעו החברה צריכה להציג התחייבות בספרים.

  1. העברת הנכס (סכום הכסף אותו חייבים הלקוחות) מחשבון המחאות לגבייה לחשבון מעבר שיקים לניכיון.
חשבוןחובהזכות
שיקים לניכיון (לקוחות)11,700
המחאות לגבייה (לקוחות)11,700
סה"כ11,70011,700
  1. רישום התחייבות של חברת הניכיון מול חשבון מעבר.
חשבוןחובהזכות
חברת ניכיון (ספק)11,700
שקים שניתנו לחברת ניכיון (הלוואה)11,700
סה"כ11,70011,700
  1. קבלת הכסף לבנק וחשבונית מחברת הניכיון (חייב חשבונית כאשר מדובר בחברת ניכיון ולא בנק). בדוגמא זאת ניקח עמלת ניכיון של 4% לפני מע"מ.
חשבוןחובהזכות
בנק11,152
עמלות ניכיון (הוצאה)*468
מע"מ תשומות80
חברת ניכיון (ספק)11,700
סה"כ11,70011,700
* עמלת ניכיון 4% לפני מע"מ
  1. סגירת חשבונות המעבר אחד מול השני בהתאם לפרעון השיקים, כלומר כל עוד לא נפרע שיק צריך להשאיר התחייבות בספרים.
חשבון
חובהזכות
שקים שניתנו לחברת ניכיון (הלוואה)11,700
שיקים לניכיון (לקוחות)11,700
סה"כ11,70011,700

דוגמא לפקודות יומן דיבידנד

דוגמא לפקודת יומן הכרזת דיבידנד

את חשבון הדיבידנד בהון העצמי כדאי לפתוח תחת כותרת חלוקת דיבדינד (כמובן שדיבידנד מקטין את יתרת העודפים של החברה) הסיבה היא שזה מאפשר מעקב גם בספרים על חלוקת הדיבידנד במהלך השנים וגם אם אתם עובדים עם תוכנות עריכת דוחות כספיים אז מאפשר הצגה בנפרד בדוח על השינויים בהון העצמי.

חשבוןחובהזכות
דיבידנד שחולק (תחת ההון העצמי)100,000
דיבידנד לחלק/לשלם (התחייבות)100,000
סה"כ100,000100,000

דוגמא לפקודת יומן לחלוקת הדיבידנד

בעת חלוקת הדיבידנד יש לנכות במקור, הניכוי יהיה בין 0% (דיבידנד לחברה אחרת) עד ל-33% (דיבידנד לבעל מניות מהותי כולל מס יסף).
הניכוי יתבצע באמצעות סוג תנועה ויקטין את התשלום נטו לבעל המניות ביום החלוקה.
הניכוי מדווח ומשולם ב-16 לחודש במועד תשלום ודיווח מס הכנסה ניכויים.
לא לשכוח שיש צורך לדווח על תשלום דיבידנד וניכוי המס בטופס 804.

חשבוןחובהזכות
דיבידנד לחלק/לשלם100,000
בנק100,000
סה"כ100,000100,000

דוגמא לפקודות יומן הון

דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות

בהרבה מההסברים בלימודים הנפקת המניות מתבצעת מול מזומן, בפועל הנפקת מניות מתבצעת מול בעל המניות והוא נותר בחוב לחברה כל עוד לא הזרים כסף לחברה בהתאם לערך הנקוב של המניות או מעבר.

חשבוןחובהזכות
בעל מניות1,000
הון מניות1,000
סה"כ1,0001,000

במידה ובעל המניות הזרים כסף לחברה בתמורה למניות הפקודה תהיה:

חשבוןחובהזכות
בנק1,000
בעל מניות1,000
סה"כ1,0001,000

דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות עם פרמיה

בניגוד לדוגמא הקודמת, בשביל שתיווצר פרמיה צריך לזרום כסף לחברה על ידי בעל המניות.
לצורך הפשטות הערך הנקוב של המניה הוא 1 ש"ח והונפקו 1,000 מניות.

חשבוןחובהזכות
בעל מניות10,000
הון מניות1,000
פרמיה (P.N)9,000
סה"כ10,00010,000

בעת הזרמת הכסף לחברה בגין המניות.

חשבוןחובהזכות
בנק10,000
בעל מניות10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן הנפקת מניות הטבה

מניות הטבה מוחלקות מההון העצמי של החברה, אין שינוי בהון.
הפקודה יוצרת מיון בתוך ההון העצמי, הון המניות יגדל על חשבון הפרמיה והעודפים.
המניות מחולקות קודם כל מהפרמיה (במידה ויש) ורק לאחר מכן מהעודפים.

חשבוןחובהזכות
פרמיה / עודפים10,000
הון מניות10,000
סה"כ10,00010,000

דוגמא לפקודת יומן שכר

לא חושב שיש היום חברה כלשהי שרושמת את פקודת היומן באופן ידני, תוכנות השכר השונות מאפשרות לייצא את פקודת השכר החודשית ואז לייבא אותה לתוך מערכת הנהלת החשבונות.
פקודת השכר היא פעולה אשר מורכבת ממספר שורות (תלוי איך הגדרתם את פירוט הפקודה בהגדרות תוכנת השכר ובתנאי השכר השונים), מרבית (למעט שווי בזכות) פעולות הזכות הן על סעיפים מאזניים ומרבית פעולות החובה הן על סעיפים תוצאתיים.

חשבוןחובהזכות
הוצאות משכורת שכר ברוטו של העובדים
הוצאות ביטוח לאומיביטוח לאומי מעסיק
הוצאות גמל תגמולי מעסיק (6.5%)
הוצאות פיצוייםפיצויים (8.33% או 6%)
הוצאות א.כ.עאובדן כושר עבודה מעביד (ביטוח מנהלים)
הוצאות קרן השתלמותקרן השתלמות מעסיק (2.5%/5%/7.5% תלוי בהסכם)
הוצאות הכנסות זקופות בחובהשווי שנזקף לעובדים (פלאפון,רכב,גמל וכו')
הוצאות הכנסות זקופות בזכותשווי שנזקף לעובדים (פלאפון,רכב,גמל וכו')
הוצאות פרישה / פיטוריןבמידה ויש השלמה לקופה בעת פיטורין / פרישה
חו"ז עובדיםסכום נטו בכלל התלושים (יועבר במס"ב לבנק)
חו"ז מס הכנסה ניכויי מס הכנסה בכלל התלושים
חו"ז ביטוח לאומיניכויי ביטוח לאומי ומס בריאות בכלל התלושים
חו"ז גמלהפרשות מעסיק + עובד (פיצויים+גמל+השתלמות)
הלוואות לעובדיםאם ניתנה הלוואה לעובד, החלק נפרע מקוזז מחו"ז עובדים
מקדמות לעובדיםאם ניתנה מקדמה לעובד, יקוזז מחו"ז עובדים
סה"כ==

דוגמא לפקודת יומן תשלום שכר

במרבית המקרים תשלום השכר בחברות יעשה באמצעות מס"ב(מייצאים את הפקודה ממערכת השכר וקולטים ישירות לבנק), אבל בחברות עם מספר מועט של עובדים אפשר לעשות העברות ידניות או לשלם בצ'קים / מזומן (צריך לשים לב לעמידה בחוק המזומן).
אני מתייחס בפקודת יומן גם לתשלום לחברות הביטוח / גמל / פנסיה השונות.

תשלום שכר נטו לעובדים

בהתאם לסעיף 9 לחוק הגנת השכר, את התשלום המעביד מחוייב להעביר לעובד עד התשיעי לחודש העוקב לשכר אחרת זה נחשב להלנת שכר.
חו"ז עובדים מכיל את כל השכר נטו של העובדים את הפירוט ניתן לראות בתוכנת השכר.

חשבוןחובהזכות
בנק10,000
חו"ז עובדים10,000
סה"כ10,00010,000

תשלום קופות גמל לעובדים

את התשלום המעביד מחוייב להעביר לקופות עד ה-15 לחודש העוקב לשכר אחרת זה נחשב להלנת שכר.
מרבית הקנסות וההתראות של משרד העבודה נובעים מאי תשלום בזמן של הגמל עובדים.
בשנת 2016 החלה חובת דיווח אחיד לקופות השונות, זה אחד הדברים היותר מבורכים שעשו מאחר והרבה כספים אבדו בדרך לקופות (תשלום בשיק) או חזרה למעבידים (טעויות) או לא שוייכו לעובדים, בקיצור טרם החובה הזו היה בלאגן לא קטן.
החל מ-2024 כל המעסיקים מחוייבים בדיווח האחיד והוא מתבצע דרך תוכנת השכר, גם את התשלום לקופות אפשר לעשות דרך תוכנת השכר בתשלום באמצעות מס"ב.

חו"ז גמל מכיל את כלל הקופות שיש לעובדים (לדוגמא – הפניקס, אלטושלר, אנליסט, מיטב וכו') ואת הפירוט ניתן לראות בתוכנת השכר.

חשבוןחובהזכות
בנק10,000
חו"ז גמל (פיצויים, גמל, קרן השתלמות)10,000
סה"כ10,00010,000

תשלום שכר למוסדות המדינה

המעביד צריך לשלם למוסדות המדינה (ביטוח לאומי ומס הכנסה) את הכספים שהוא צריך לשלם על העובדים שלו ואת הכספים שהוא ניכה לעובדים שלו עבור המוסדות האלו (משמש כצינור). את התשלומים האלה יש להעביר בהתאם למועדי הדיווח מוסדות שקבועים בחוק ומפורסמים בתחילת כל שנה.
הערה – במס הכנסה התשלום יכלול גם ניכויים אחרים (ניכויי מספקים, עודפות).

חשבוןחובהזכות
בנק15,000
חו"ז ביטוח לאומי (מס בריאות + ביטוח לאומי)5,000
חו"ז מס הכנסה10,000
סה"כ15,00015,000

שאלות ותשובות






Scroll to Top
דילוג לתוכן