איך להיות מנהל כספים

הפרויקט הכי יומרני שלי, הרעיון הוא לבנות סוג של קורס חינמי לחלוטין לעוזרי חשבים, חשבים, מנהלי וסמנכ"לי כספים עם חומרים פרקטים על העבודה בפועל.
החומר שיופיע פה הוא מרחבי הרשת (יש המון חומר איכותי) ומהידע הפרקטי שלי.
המטרה היא לעזור לאנשים כספים לצבור ידע פרקטי בעבודת החשבות וניהול הכספים בחברות.
המדריך מעשי ונועד לצייד חשבים ומנהלי כספים בכלים, אסטרטגיות ושיטות עבודה מומלצות כדי להצטיין בתפקידיהם ולהניע הצלחה פיננסית בחברות שלהם.
מפיקוח על פעולות פיננסיות ועד למתן תובנות אסטרטגיות המדריך יכסה תחומי אחריות, מיומנויות וטיפים מרכזיים שמקווה שיעזרו להצלחה בתפקיד.

דיסקליימר – דעתי היא שאפשר לקרוא חומר עיוני עד מחר, הכי חשוב זה הניסיון! תנסו לעשות ותבחנו את עצמכם תוך כדי תנועה האם מה שאתם עושים נכון לחברה ומשרת אותה, תעשו פיין טיוניג במידת הצורך. בגלל שאנחנו מתעסקים בכספים חשוב להיות עם יד על הדופק ולדעת לחתוך טעויות בהתנהלות / הפסדים אם צריך.

אני כותב את מבנה הקורס ומפרסם את זה תוך כדי בנייה, מניח שזה ישתנה תוך כדי תנועה בהתאם לחומר הקיים ולידע שאני יכול לתרום.
אני נעזר במבנים של קורסים בתשלום שאני רואה ברשת (באנגלית וקצת בעברית) ומוסיף משלי.
מפרסם את זה תוך כדי בניה כדי שאני אהיה מחויב לזה ובאמת אצליח לבנות קורס פרקטי ומועיל.
ברגיל אם יש לכם הצעות לשיפור או תיקונים, דלתי פתוחה.

מבנה קורס ניהול כספים פרקטי

1. תפקידים במחלקת הכספים
   • תפקיד החשב
   • מה ההבדל בין חשב למנהל כספים
   • תפקיד סמנכ"ל הכספים
   • מבנה מחלקת הכספים
2. ניהול כספים בחברה
   • מה הן המשימות של מנהל כספים
   • ניהול מזומן בחברה
     • סדרת פוסטים של ערן בן חורין באתר Cfo desk Israel
     • ניהול כספי החברה בזמן ריבית גבוהה
3. עבודת הנהלת החשבונות
   • מהי פקודות יומן – דוגמאות לפקודות יומן נפוצות, סוגי תנועות
   • מהו מאזן בוחן
   • מהי כרטסת הנהלת חשבונות
   • התאמת חשבונות
   • דיווחים חודשיים ושנתיים למוסדות
4. בנקים
   • חשיבות התאמת חשבונות על בסיס יומי
   • ניהול הלוואות לזמן ארוך ואונקולים
   • גידור
     • למה לא גידרתי, אני לא מגדר ולא אגדר – פוסט של אסף נתן מנהל קרן השקעות , נכתב מזוית ראייה של מנהל השקעות ולא איש כספים בחברה. בכל זאת מציג זוית ראיה מעניינת ששווה להכיר.
5. לקוחות
   • למה חשוב לבצע התאמת לקוחות
   • דוח גיול
   • אובליגו מול אשראי
   • בדיקות לקוח לפני תחילת עבודה לראשונה – בדיקת BDI, פקדון
   • המחאות לגבייה
   • הפקת חשבוניות
6. ספקים
   • בדיקות לספק לפני תחילת עבודה לראשונה – מה זה אישור ניהול ספרים וניכוי במקור
   • למה חשוב לבצע התאמת ספקים
   • גיול חובות ודוח גיול
   • ערבות ביצוע
7. רכוש קבוע
   • ניהול הרכוש קבוע
   • קביעת שיעורי פחת
8. מוסדות מדינה
   • מקדמות מס הכנסה
   • מע"מ
   • ניכויים
   • ביטוח לאומי
9. שכר עובדים
   • בקרת שכר חודשי – איך לבצע, מה חשוב לבדוק, איך לאתר חריגויות
   • הפרשות לפנסיה – היזון חוזר, מתפעל, פנסיית ברירת מחדל
10. תקציב
    • בניית תקציב
    • מעקב תקציב מול בפועל
11. תזרים מזומנים
    • חשיבות ניהול התזרים
    • איך מנהלים תזרים
12. דוחות כספיים
    • דוחות כספיים ומה משקיעים מחפשים
    • סגירות חודשיות / רבעוניות / שנתיות
    • מערכת עריכת דוחות כספיים
    • ניהול ניירות עבודה
13. מיסוי
    • הוצאות מותרות
    • הוצאות עודפות
    • דוחות מס
    • שומות
14. ניתוח דוחות כספיים והערכת שווי
    • יחסים פיננסיים
    • הערכת שווי (Due Diligence)
15. אמצעים לגיוס הון לחברה
    • הנפקת מניות – פרטית / ציבורית
    • הלוואות מבנקים ואחרים
    • הנפקת אג"ח
    • גיוס מגופים ממשלתיים
16. חלוקת ההון של החברה
    • דיבידנד
    • רכישה עצמית (Buyback בייבאק)

ניהול כספים בחברה

את האחריות אני לוקח מדרישות התפקיד במודעות הדרושים של, עוזר חשב, חשב וסמנכ"ל כספים.
אלו הפונקציות הנפוצות שאחראיות על ניהול הכספים בחברות.
אני אכתוב את אחריות התפקיד ואפרט מה זה אומר ביום יום, אני כותב על סמך ניסיון אישי, קחו בחשבון שיש הבדל בין חברה לחברה.

1. אחריות מלאה על עריכת הדוחות הכספיים הרבעוניים והשנתיים

עריכת דוחות כספיים היא תהליך מרכזי ומשמעותי במחלקת הכספים של חברה. הדוחות הכספיים מציגים את המצב הפיננסי, תוצאות הפעילות ותזרימי המזומנים של החברה לתקופה מסוימת.
חברות פרטיות וציבוריות מדווחות את התוצאות הכספיות שלהן מדי תקופה – מאזן, רווח והפסד, תזרים מזומנים ודוח על השינויים בהון העצמי.
לכל הדוחות האלו מצטרפים הביאורים המספריים והמלל אשר מאפשרים לקוראי הדוחות הכספיים להבין את הנתונים בדוחות בפירוט רב יותר.
חברות ציבוריות מחויבות לדווח בכל רבעון (למעט תאגיד קטן שיש לו הקלה לדווח פעם בחציון).
חברות פרטיות מחויבות לדווח פעם בשנה לפחות בעיקר בגלל מס הכנסה ולעיתים עבור מלווים וספקים (עמידה בקוביננטים), חלק מהחברות הפרטיות מדווחות רבעונית אם זה בגלל שהן חברות בנות של חברות ציבריות ואם זה בגלל שהן רוצות לדעת את התוצאות הכספיות שלהן קרוב לזמן האמת על מנת לדעת האם עליהן לבצע התאמות להמשך השנה (גם תקציב מול בפועל יעזור כמובן, אך הוא בלי השפעת כללי החשבונאות).

אלו המרכיבים העיקריים בתהליך עריכת דוחות כספיים:

1. סגירת ספרים – לפני עריכת הדוחות, יש לבצע סגירת ספרים שוטפת (חודשית/רבעונית/שנתית) הכוללת התאמות, הפרשות, תיאומים ואימותים להבטחת דיוק הנתונים.
2. בחירת מסגרת דיווח – הדוחות נערכים בהתאם למסגרות חשבונאיות מקובלות כגון כללי חשבונאות מקובלים (GAAP) או תקני דיווח כספי בינלאומיים (IFRS).
3. הכנת דוחות – דוח על המצב הכספי, דוח רווח והפסד, דוח על תזרימי המזומנים ודוח על השינויים בהון.
4. הכנת ביאורים לדוחות – מספקים מידע כמותי ואיכותני נוסף, הסברים ופירוט לסעיפים בדוחות הכספיים.
5. ניתוח הדוחות – חישוב ובחינה של יחסים פיננסיים, מגמות ותובנות על מצבה ותוצאותיה הכספיים של החברה.
6. סקירת איכות ובקרה – סקירה פנימית וחיצונית (רו"ח מבקר) להבטחת דיוק, שלמות ועמידה בכללים.
7. אישור ההנהלה הבכירה – הצגת הדוחות להנהלה ולדירקטוריון וקבלת האישורים הנדרשים.
8. דיווח והפצה – הפצת הדוחות הכספיים המאושרים לגופים רלוונטיים כגון משקיעים, רשויות ובעלי עניין אחרים.

דוחות כספיים מדויקים ואיכותיים הם חיוניים לקבלת החלטות עסקיות נכונות, משקפים אמינות ושקיפות וכן עונים לדרישות רגולטוריות ולציפיות בעלי המניות.

עריכת הדוחות הכספיים היא לקיחת הפלט של תוכנת הנהלת החשבונות (מאזן בוחן) בדיקת דיוק ונכונות הנתונים באמצעות מעבר על כרטסות וניתוח הנתונים, ביצוע פעולות סגירה והתאמות שונות ובסיום התהליך העמדת הנתונים בדוחות הכספיים בסעיפים הרלוונטים בהתאם לכללי חשבונאות מקובלים בישראל / עולם / ארה"ב (בהתאם לאן שהחברה מכוונת) ולדרישות הרגולטוריות (SOX, רשות ניירות ערך הישראלית, SEC וכו').

זמני עריכת הדוחות הכספיים

חלק מהתפקיד הוא לדעת לנהל את לוחות הזמנים של עריכת הדוחות הכספיים כך שיהיו מוכנים לפרסום בזמן, נהוג בדרך כלל לגזור את הזמנים לאחור בהתאם לתאריך בו רוצים לפרסם תוצאות כאשר מתחשבים ברגולציה (ועדת ביקורת, דירקטוריון אישור הדוחות וכו').

זמני דיווח בחברה ציבורית ישראלית

דוחות רבעוניים צריך להיות מדווחים בתוך 60 ימים (חודשיים) מסיום הרבעון, כלומר רבעון 1 עד סוף מאי, רבעון שני עד סוף אוגוסט ורבעון 3 עד סוף נובמבר.
הדוחות השנתיים צריכים להיות מדווחים עד 90 ימים (3 חודשים) מסוף השנה כלומר עד סוף מרץ.

זמני דיווח בחברה פרטית ישראלית

חברה שמדווחת ברמה השנתית רק עבור מס הכנסה המועד האחרון להגשת הדוחות הכספיים ודוחות המס למס הכנסה הוא סוף אפריל (30/4) של השנה העוקבת, אבל הוא תלוי גם באורכות (ישנם 3 שלבים) שיש לרואה החשבון של החברה (המייצג) ובמצב הרוח של רשות המסים.
במידה והיא מדווחת רבעונים עבור עצמה בלבד (אינה חברת בת ציבורית) אין כמובן זמנים לעמוד בהם.

זמני דיווח בחברה ציבורית בארה"ב

זמני הדיווח בארה"ב נקבעים בהתאם לסיווג החברה על ידי ה-Sec (תלוי בשווי שוק, כמות מניות והכנסות):

דוחות רבעונייים (Form 10-Q) – חברות נדרשות להגיש דוח רבעוני תוך 40-45 ימים מתום הרבעון.
דוחות שנתיים (Form 10-K) – חברות נדרשות להגיש דוח שנתי מבוקר תוך 60-90 ימים מתום השנה הקלנדרית.

סיווג החברה	דד ליין לדיווח רבעון	דד ליין לדיווח שנתי
Large Accelerated Filer	40 ימים	60 ימים
Accelerated Filer	40 ימים	75 ימים
Non-accelerated Filer , Smaller reporting company	45 ימים	90 ימים

באתר Securex ניתן לעקוב אחרי הדד ליינים של החברות הציבוריות בארה"ב כולל התחשבות בחגים.

2. אחריות כוללת על הדיווח החשבונאי של החברות הבנות

כאשר אתה מנהל כספים של חברת אם עם חברות בנות בקבוצה ישנן 2 אפשרויות בנוגע לדיווח החשבונאי:
1. אתה עושה את הדיווח החשבונאי בעצמך לכל הקבוצה, כלומר משמש כפונקציית הכספים גם בחברות הבנות.
2. אתה מקבל חבילת דיווח מהחברות בנות ורק צריך לוודא את נכונות הדיווח.
כמובן שאפשרות 2 היא העדיפה תמיד אבל היא לא תמיד תקרה בפועל אבל בתור מנהל כספים אתה צריך לשאוף שחברות הבנות ידעו לייצר את הדוחות של עצמן לבד ללא תלות בך, אלא שאתה רק מייעץ, מכווין ומשפר את הנתונים אותם אתה מקבל כך שיהיו בהתאם לכללי הדיווח החשבונאי של החברה.

מהי חבילת דיווח מחברות בנות

חבילת דיווח היא בראש ובראשונה קבלת הנתונים הכספיים (מאזן, רווח והפסד ותזמ"ז) בפורמט קבוע שיאפשר את איחודם בקלות לנתונים הכספיים של חברת האם ויאפשר את עריכת הדוחות שלה.
בנוסף יש לקבל דיווחים איכותיים בנוגע לחברה וכמובן ביאורים הנדרשים כחלק מההצגה בדוחות חברת האם.
אפשר לראות לדוגמא את חבילת הדיווח שאגף החשב הכללי למדינה מבקש מהחברות הסטטוריות שיעבירו אליו בתום כל שנה.

חבילת הדיווח הכספי יכולה לכלול (לא רשימה סגורה):

1. דוחות כספיים מפורטים ליחידות העסקיות השונות (חברות בנות, מגזרים וכדומה)
2. חומר רקע ותמיכה לרישומים והתאמות חשבונאיות מרכזיות
3. ניתוחים ודוחות תומכים נוספים (תזרים מזומנים, רכוש קבוע, יתרות לקוחות וספקים וכו')
4. מידע נוסף למטרות ביאורים ודרישות גילוי
5. התאמות, הפרשות והערכות חשבונאיות על הדוחות
6. שאלונים וטפסים פנימיים רלוונטיים
7. ממצאים ותיעוד של בקרות ותהליכי סגירה

חבילה מלאה ומאורגנת היא קריטית לתהליך סגירה חלק ומונעת טעויות, ליקויים ועיכובים בהפקת הדוחות הכספיים הסופיים של החברה.

3. אחריות על תהליך סגירות חודשיות / תקופתיות

יש חברות ש"סוגרות" ספרים בכל חודש (בעיקר כאלו אמריקאיות שעובדות בשיטת Cost Plus) בשביל לדעת את מצבן הכספי כמעט בזמן אמת ולא רק אחרי סוף השנה או הרבעון.
סגירות חודשיות הן בעצם מעבר על המאזן הבוחן כאשר ברווח והפסד מבצעים בדיקות אנליטיות וסקירת ההוצאות וההכנסות לגילוי חוסרים / כפילויות / רישום פקודות יומן לא נכונות וכו' ומבצעים הפרשות מאזן מול רווח והפסד בגין הוצאות לשלם / הוצאות מראש / הכנסות נדחות וכו'.

תהליך הסגירה במחלקת הכספים הוא תהליך קריטי וכולל מספר שלבים עיקריים:

1. ביצוע פקודות חתך – זיהוי, רישום והפרשה להתחייבויות ונכסים רלוונטיים לתקופה הרלוונטית, כגון הכנסות לקבל, הוצאות לשלם, ריבית והפרשות אחרות.
2. סגירת מכירות/הכנסות – וידוא שכל המכירות/הכנסות שבוצעו בתקופה המדווחת אכן נרשמו בספרים, לרבות טיפול בחשבוניות/זיכויים פתוחים.
3. סגירת רכש/הוצאות – וידוא שכל ההוצאות הרלוונטיות שהתהוו בתקופה המדווחת אכן נרשמו בספרים, לרבות קבלת חשבוניות ספקים פתוחות.
4. התאמת יתרות – התאמת יתרות חשבונות בנק, יתרות לקוחות, יתרות ספקים וסעיפים חשבונאיים אחרים.
5. התאמות מלאי – ספירת מלאי, זיהוי פערים וביצוע התאמות להוצאות והכנסות בהתאם להפרשים שנמצאו.
6. סקירה וניתוח – סקירת הנתונים וניתוח תוצאות ודפוסים, השוואה לתחזיות ולתקופות קודמות (ניתוח אנליטי).
7. סגירת תקופה – לאחר ביצוע כל ההתאמות, הפעילות החודשית נסגרת בספרים והדוחות הכספיים מוכנים.

4. ניהול צוות מנהלות חשבונות

לתפיסתי זאת האחריות היותר חשובה שיש בניהול הכספים בחברה, בלי צוות מנהלות חשבונות טוב כל מה שתתעסקו בו במהלך השוטף הוא כל הזמן תיקון טעויות ומעבר על הכרטסות ומאזן הבוחן.
כאשר יש צוות טוב הדבר מאפשר להתפנות לנושאים אסטרטגיים וחשיבה קדימה ולא התעסקות בכיבוי שרפות ותיקון טעויות אחורה.
מנהלת חשבונות טובה שמבינה מה היא עושה זה יותר מכל עוזר חשב / חשבת שתביאו על מנת להקל על העבודה שלכם ולהתפנות למשימות איכות.

מה זה אומר לנהל צוות מנהלות חשבונות?

ניהול צוות הנהלת חשבונות כולל מספר היבטים ואחריות עיקריים:

1. ניהול משימות וזרימת עבודה – הגדרה ברורה של המשימות והאחריויות השונות של כל חבר צוות, קביעת לוחות זמנים, סדרי עדיפויות ושגרות עבודה יעילות.
   וידוא שהעבודה זורמת בצורה חלקה.
2. פיקוח על דיוק ואמינות – וידוא שהנהלת החשבונות מתבצעת באופן מקצועי, עפ"י כללי המס והרישומים החשבונאיים הם מדויקים ומהימנים.
3. הדרכה וחניכה – הענקת הדרכה שוטפת לצוות, חניכה של עובדים חדשים להבנת תהליכים ונהלים, והשתלמויות מקצועיות לשמירה על רמה גבוהה.
4. בקרת איכות – ביצוע ביקורות ובדיקות מדגמיות לאיתור טעויות, חריגות, לקחים והזדמנויות לשיפור.
5. יחסי גומלין – יצירה ותיאום של ממשקי עבודה אפקטיביים עם מחלקות אחרות בארגון כמו רכש, מכירות, שיווק וכו'.
6. עמידה בלוחות זמנים קריטיים – ניהול הצוות כך שיעמוד בלוחות זמנים חשובים כמו סגירת חודש/רבעון/שנה, דוחות דרישה וכו'.
7. ניהול כוח אדם – גיוס, פיתוח והערכה של חברי הצוות, יצירת תרבות צוות תומכת ופרודוקטיבית.
8. ניהול טכנולוגיה – וידוא שהצוות עובד עם מערכות מידע ותוכנות מתאימות לניהול נכון של הנהלת חשבונות.

ניהול אפקטיבי של צוות הנהלת חשבונות הוא קריטי להבטחת שליטה על המצב הכספי, הפעילות ודיווח כספי מהימן.

מה זה אומר לפקח מקצועית על מנהלות חשבונות?

אם קודם תיארתי את התפקיד בגובה כמה מיילים באוויר ויותר ברמת הניהול, אלו הדברים העיקריים שיש לודא מקצועית (זאת לא רשימה סגורה):

1. וידוא ביצוע התאמות בחשבונות – בעיקר מאזניים: לקוחות, ספקים, חו"ז וכו'.
   בלי ההתאמות בחברות עם הרבה פעילות מאוד קשה לעקוב על הגבייה והתשלומים.
2. וידוא ביצוע התאמת בנקים – כן זה גם חלק מהתאמת חשבונות, אבל זה החלק החשוב ביותר.
   בהתאמת בנקים זה המקום בו מתגלים הרבה כשלים / טעויות / גניבות /אי הפקת מסמכים (חשבוניות לקוח, קבלות, הוראות תשלום) וכו'.
3. וידוא קליטת חשבוניות ספקים וביצוע תשלום בהתאם לאשראי ספקים – בחברות בהן אין נהלים (וגם בכאלו שיש) לא מעט פעמים חשבוניות לא נקלטות למרות שספק קיבל תשלום או לא נקלטות למרות שכבר קיבלנו שירות או מוצר, זה גורם לבעיות בדרישת המע"מ ובניהול גיול החובות ותזרים המזומנים.
4. וידוא הפקת חשבוניות לקוח וביצוע גבייה בהתאם לאשראי לקוחות – קודם כל בגלל החוק, שנית חברות שעובדות על בסיס מצטבר וכאלו שעובדות מול גופים ממשלתיים למינהם צריכות לשים לב לתאריכי הפקת החשבוניות אחרת החשבוניות נכנסות למערכות ותאריך תשלום החשבונית ידחה (עבודה בצורת שוטף פלוס).
5. וידוא דיווחים לרשויות – צריך לפקח פעם בחודש / חודשיים על הדיווח לרשויות – מע"מ, מס הכנסה מקדמות, מס הכנסה ניכויים וביטוח לאומי.
6. וידוא הכנת הספרים לדוחות הכספיים.

יש עוד משימות שמנהלות חשבונות יבצעו בחלק מהחברות והן פחות משמעותיות – ניהול דוחות נסיעה לחו"ל, ניהול קופות קטנות, החזרי נסיעות ועוד.

5. בניית תקציב ומעקב אחר ביצוע בפועל

בניית התקציב

המטרה העיקרית של התקציב היא לבסס תוכנית פיננסית בהתאם ליעדים והאסטרטגיה של החברה (צמיחה, כניסה לשווקים, רכישות ומיזוגים וכו') לשנה הקרובה.
התקציב מספק מפת דרכים לניהול משאבים יעיל ושליטה בהוצאות ובכך השגת התוצאות הרצויות.
כאשר מדובר בחברה עם היסטוריה אז איסוף נתונים יתבצע ממערכת הנה"ח (הכנסות, הוצאות וכו') אשר על בסיסים יבנה התקציב ובהתאם להנחות הנהלת החברה.
כחלק מבניית התקציב נדבר עם המחלקות השונות כדי להבין את היעדים שלהם לשנה ומה הם צופים שיהיו ההכנסות וההוצאות ונבדוק שאכן מדובר בהנחות סבירות ולא אופטימיות מדי ובטח שלא פסימיות.
בנוסף נבדוק מה התכנון לגבי השקעה בהון (רכוש קבוע, מבנים וכו') לשנת התקציב, את הנתון של השנים הקודמות לוקחים מהתקציב אבל הוא פחות רלוונטי (למעט תכנון הפחת)
הרבה פעמים בשביל שחברה תצמח יש צורך בהשקעה בהון ועל כן חשוב לשאול במחלקות השונות ואת ההנהלה מה הכוונות שלהם ואם הם מראים גידול בהכנסות איך הם מתכננים לממש את זה (יכול להגיע מהשקעות, רכישות, גידול אורגני וכו') וזאת כדי שזה ילקח כחלק מתכנון הגידול בהון והכנה לבניית תזרים מזומנים שישרת את זה.

תקציב מול בפועל

אחרי שבנינו מסגרת תקציבית לשנה הקרובה יש צורך לבדוק שהחברה אכן עומדת בו ולכן בכל שלב במהלך השנה נדאג לבדוק את ההוצאות בפועל בכל סעיף מול המסגרת התקציבית שהקצבנו לסעיף הנ"ל. חברות יכולות לנהל את התקציב מול בפועל או באמצעות אקסל או בתוך מערכת הנהלת החשבונות, כמובן שהשיטה השניה עדיפה מאחר ולמעט הבניה הראשונית של התקציב בתוך המערכת הכל נעשה באופן אוטומטי.
צריך לשים לב שאין חריגה באופן שוטף וזאת על מנת שנוכל לתקן את הביצועים במהלך השנה (הפחתת או הסטת הוצאות) ולהפנות את תשומת לב ההנהלה לחריגות מהותיות מהתקציב הן בהכנסות והן בהוצאות על מנת שיבוצעו צעדים אופרטיבים בזמן אמת.

6. בנייה והטמעת תהליכי עבודה

הרבה פעמים הפונקציה הכספית נכנסת רק בשלב מאוחר לחברה שמתנהלת עד הנקודה הזאת עם מנהלת חשבונות בלבד או הנה"ח וחשבות באמצעות מיקור חוץ.
דבר נוסף שקורה לא מעט חברה צומחת בקצב מהיר לפני בניית יסודות כמו שצריך ואז בדרך כלל יש בלאגן לא קטן בכספים ותהליכי העבודה נעשים בעיקר על פי מה שהחברה רגילה (הכל בעל פה) וחסרה היררכיית קבלת החלטות שבתורה משפיעה על הסדר בכספים.

מנהל כספים אשר מעוניין לא לכבות שריפות במשך כל עבודתו צריך לבנות יחד עם שאר המחלקות תהליכי עבודה סדורים החל מקבלת סחורה והכנסתה למערכת הכספים וכלה במכירה ללקוח והפקת מסמכים במערכת בהתאם.
תהליכי העבודה צריכים להיות הן פנימה והן החוצה, פנימה סדר בתוך מחלקת הכספים (דיווח מוסדות, הפקת מסמכים, התאמות של חשבונות וכו') והחוצה מול מחלקת רכש, מכירות, כוח אדם וכו'.
כדאי מאוד שהתהליך יהיה מגובה בנוהל מסודר אשר יבנה בשיתוף פעולה עם המחלקות האחרות וזאת על מנת למנוע טעות וחיכוכים מיותרים בהמשך הדרך.

7. הטמעת מערכות בארגון

הטמעת מערכת היא בדרך כלל תהליך סיזיפי הכולל עבודה טכנית ומחשבתית (תכנון) אבל במידה והיא מצליחה, ישנו סיפוק רב ולרוב ייעול תהליכים.

כל מי שניהל כספים, בייחוד בחברות ציבוריות שהדד ליין הוא קריטי, יודע כמה מערכת הכספים תלויה במערכות ובעבודה נכונה של העובדים עליהן.
לראייתי הטמעת מערכת עם תכנון נכון היא קריטית לחברה ולעבודה יעילה שבתורה מאפשרת להוציא דוחות כספיים במהירות, ביעילות ונתוני הדוחות מדויקים יותר.

הטמעת מערכת יכולה להיות קשורה ישירות למחלקת הכספים אבל גם קשורה למחלקות אחרות – הטמעת מערכת רכש ובדיקת הממשקים למערכת הכספים, הטמעת מערכת משאבי אנוש ובדיקת הממשק למערכת השכר וכו'

יצא לי להטמיע מספר מערכות בחיי המקצועיים ואין סיפוק גדול מזה כאשר מצליחים, תמיד יותר נחמד לעשות עבודה אסטרטגית שתתרום בעתיד לחברה מאשר לשקוע בכיבוי שריפות (אני מזכיר את זה הרבה).

8. ניתוחים אנליטיים

ניתוחים אנליטיים ,ממש כמו שעושים סקירה רבעונית בתור מבקרים, נעשים גם בתוך החברה וגם ניתוח הרבה יותר רציניים.
קיימות חברות שיש מחלקה (FP&A) בתוך מחלקת הכספים אשר מכילה אנליסטים אשר כל תפקידם הוא לבדוק את הנתונים הפיננסים, לבצע ניתוחים אנליטיים, לבדוק עמידה במדדי KPI, יחסים פיננסיים ועוד.
בחברות בהן אין מחלקה כזאת מי שיבצע את הבדיקות והניתוחים האלו יהיו צוות הכספים שאחראי גם על הדוחות והתפעול.

מה זה אומר ניתוח אנליטי?

ניתוח אנליטי מטרתו לעזור למקבלי ההחלטות בחברה לקבל החלטות מבוססות נתונים ולכן כל מספר הן כזה שהוא חלק מהמערכת הכספים והן כזה שאינו יכול להיות חלק מהניתוח האנליטי.ניתוח אנליטי במחלקת כספים הוא תהליך חשוב לניהול יעיל של המשאבים הכספיים של החברה.

דוגמאות לניתוחים אנליטיים במחלקת כספים:

1. ניתוח תזרים מזומנים – בחינת תזרימי המזומנים הנכנסים והיוצאים מהחברה, על מנת לזהות דפוסים, צפי מזומנים עתידי וניהול יעיל של הנזילות.
2. ניתוח רווחיות – ניתוח של הכנסות, עלויות, רווחים ומרווחי רווח לפי מוצרים, שירותים, לקוחות או אזורים גיאוגרפים, במטרה לזהות מקורות רווח עיקריים ולשפר את הרווחיות.
3. ניתוח מבנה ההוצאות – בחינה מפורטת של רכיבי ההוצאות השונים (שכר, חומרים, משרדים וכו'), לזיהוי חריגות, בזבוזים ואפשרויות לייעול וחיסכון.
4. ניתוח מאזנים – ניתוח של הנכסים, ההתחייבויות והונה העצמי של החברה, לרבות יחסים פיננסיים וניתוח יציבות פיננסית.
5. ניתוח סיכונים פיננסיים – זיהוי, הערכה וניהול של סיכונים פיננסיים כגון סיכוני אשראי, שוק, ריבית ושערי חליפין.
6. ניתוח תקציבים – השוואת ביצועים כספיים אל מול תקציבים/תחזיות שאושרו, לזיהוי חריגות ובקרה על ההוצאות.
7. ניתוח השקעות – ניתוח כדאיות, תזרימים, תשואות וסיכונים הכרוכים בהשקעות עתידיות או קיימות של החברה.

הניתוח האנליטי הקלאסי הוא בדיקת המאזן והרווח והפסד מול תקופה מקבילה ובדיקת ההבדל הן בסכום והן באחוזים וביצוע בדיקות ותובנות עקב כך.
הניתוח יכול להעשות באמצעות אקסל ובחברות שעובדות עם BI אז באמצעות מערכת ממוחשבת שיש להגדיר לה מה הפרמטרים אותם אנחנו רוצים לבדוק.
הניתוח הקלאסי מטרתו בעיקר איתור חריגות בנתונים הכספיים וביחסים הפיננסיים שהחברה צריכה לעמוד ופחות תובנות לעתיד.

סוג נוסף של ניתוח האנליטי הוא ניתוח נתונים על מנת להפיק תובנות ולבדוק עמידה ביעדים האסטרטגיים של החברה, לדוגמא כמה מכירות מספק כל לקוח חדש או חוזר לחברה, מהו אחוז המכירות בתוך הארץ ולחוץ לארץ, מה היא עלות כוח האדם בכל סניף של החברה וכמה מכירות היא מייצרת וכו' וכו'.
בסוג זה של ניתוח אנליטי הרבה תלוי באיכות הנהלת החברה והאם היא באמת מקבלת החלטות מגובות נתונים ויודעת מה הכיוון האסטרטגי של החברה.
בתור מנהל כספים, גם אם אתה לא נמנה עם הנהלת החברה, חשוב שתדע לייצר יעדים וניתוחים למחלקה שלך לפחות.

9. בקרה על שכר העובדים

בקרה על השכר היא מרכיב חשוב בניהול כספים, בהרבה מהחברות שכר העבודה הוא ההוצאה העיקרית של החברה ונעשות לא מעט טעויות הן בהכנת השכר עצמו (חוקים, ניהול העדרויות וכו') ולכן חשוב לפקח בצורה נאותה על השכר החודשי.
הבקרה יכולה להיות הן לדוחות הכספיים והן למציאת טעויות ומעילות(עובד פקטיבי, החסרות לא מדווחות וכו').

בקרות שניתן לעשות בנושא השכר:

1. בקרה על נתוני כח אדם – השוואת נתוני העובדים הפעילים במערכת השכר (שמות, מספרי זיהוי, דרגות וכו') לנתונים במערכת משאבי אנוש, על מנת לאתר עובדים חסרים/עודפים.
2. בקרת שינויים – בדיקת שינויים בנתוני שכר כגון תוספות שכר, קידומים, עזיבות לאותו החודש, והתאמתם לאישורים רלוונטיים.
3. בקרת חישובי שכר – ביצוע ביקורת מדגמית של חישובי השכר לעובדים שונים, ניכויים, חופשה/מחלה, שעות נוספות וכדומה.
4. בקרת סכומים כוללים – השוואת סכום השכר הכולל לחודש הנוכחי לעומת חודשים קודמים, תוך ניתוח פערים משמעותיים. ממולץ לבצע השוואה עבור כל עובד בנפרד, ראו מטה את תיאור בדיקת עלות המעביד.
5. בקרת קליטת משכורות למערכת הכספים – וידוא נכון של קליטת משכורות שהופקו במערכת השכר אל מערכת הנהלת החשבונות לרישום חשבונאי.
6. בקרת תשלומים – אימות סכומי התשלומים לרשות המסים, ביטוח לאומי וגופים נוספים.
7. התאמת יתרות – ביצוע תיאום והתאמה של יתרות הפרשות שכר חודשיות אל מול הרישום בספרים.
8. דוח היזון חוזר – חשוב לוודא שמבוצע טיפול בדוח היזון חוזר (בגדול הפקדות לקופות שלא בוצעו כמו שצריך) שמתקבל מן המתפעל של החברה.
9. בקרת אבטחת מידע – בדיקה של הרשאות גישה וביקורת שינויים למערכת השכר על ידי גורמים בלתי מורשים, שכר זהו אחד הנושאים שעובדים מנסים לגלות מידע ככל הניתן על אחרים ולהשוות אותו אליהם, חשוב לנסות למנוע זאת ככל הניתן עם סיסמאות ונהלים ברורים של חשב השכר או כל מי שמתעסק עם השכר בחברה.

אחת מהבדיקות שאני מבצע כשאני בודק שכר היא השוואת עלות מעביד חודש נוכחי לחודש קודם, פשוט מפיק דוח עלות מעביד לחודש הנוכחי והקודם באקסל, באמצעות Vlookup מבצע השוואה ומבקש הסברים למקרה של חריגה גבוהה (למטה או למעלה) מחודש קודם. ההסבר יכול להיות – בונוס, העדרות, תשלום הבראה, פיטורין, עובד חדש וכו'.
במקרה של עובד חדש, תמיד אבקש לראות הסכם עבודה ואשווה אותו בין הנתונים במערכת השכר להסכם העבודה.

חברות מפסידות הרבה כסף בגלל חוסר מקצועיות או טעויות אנוש בעת הכנת השכר, הטעויות יכולות להיות לטובת החברה או לרעתה, בסיכום הכללי הן תמיד יהיו לרעתה מאחר ואם החברה שילמה שלא כדין היא חשופה לתביעות ואם שילמה יותר מדי לא תמיד ניתן לקבל את הכסף חזרה מהעובד.
ניתן לקרוא על טעויות נפוצות בתלוש השכר ואיך למנוע אותן.

כל הכתוב נכון גם לחברות שעושות מיקור חוץ לשכר שלהן, למרות שלשכת שירות אמורה להיות סופר מקצועית בהכנת שכר מאחר וזהו תחום עיסוקה העיקרי, לא תמיד כך הדבר ובסופו של יום האחריות על השכר היא של המעביד וחשוב מאוד לבדוק את התוצרים של לשכת השירות.

10. ממשקים עם חיצוניים

ניהול ממשקים עם גורמים חיצוניים הוא חלק מתפקידי מחלקת הכספים.

אלו הממשקים העיקריים שמחלקת הכספים נדרשת לנהל:

1. רואה חשבון מבקר – תיאום ציפיות, אספקת מסמכים ומידע לצורכי הביקורת, מתן הסברים והתייחסות לממצאים במהלך הביקורת השנתית והסקירה הרבעונית של הדוחות הכספיים.
2. יועצים מקצועיים – תקשורת ותיאום עם יועצי מס, יועצים משפטיים, יועצים כלכליים ויועצים אחרים בנושאים מורכבים הדורשים מומחיות.
3. גיוס אשראי – ניהול ממשק עם בנקים, ספקי אשראי, מממנים וגופים פיננסיים אחרים בכל הקשור להלוואות, ערבויות, שירותים בנקאיים ומכשירים פיננסיים שונים.
4. משקיעים ובעלי עניין – אספקת מידע כספי רלוונטי למשקיעים, אנליסטים ובעלי עניין אחרים ומתן הסברים על נתונים כספיים לפי הצורך.
5. רשויות ממשלתיות – הכנת דיווח ותקשורת מול רשות המיסים, רשות ניירות ערך, רגולטורים ענפיים ורשויות אחרות בכל הנוגע לדיווחים ודרישות רגולטוריות.
6. ספקים – ניהול יחסים ותקשורת עם ספקים עסקיים מרכזיים בנושאים של תנאי אשראי, תשלומים, התקשרויות וחוזים.
7. לקוחות – מתן שירות ללקוחות בנושאים כספיים כגון חשבוניות, זיכויים, תנאי תשלום ופתרון בעיות/חריגים.

ניהול ממשקים יעיל וראוי עם הגורמים החיצוניים הרבים מבטיח יחסי עבודה תקינים, עמידה בדרישות, זרימת מידע נאותה, ומוניטין של מקצוענות ואמינות של מחלקת הכספים בארגון.

כמנהל כספים תצטרך לוודא שכל אחד מהממשקים מתופעל כראוי, חלק מהסעיפים יתופעלו ישירות על ידך וחלק באמצעות עובדים אחרים תחתך אך יש צורך לבדוק באופן שוטף את איכות העבודה המתבצעת.

11. ניהול תזרים המזומנים של החברה

ניהול תזרים המזומנים של החברה הוא אחד התפקידים החשובים ביותר במחלקת הכספים.
ניהול התזרים יכול להתבצע באמצעות העוזר חשב / חשב או באמצעות גזבר שזה אחד מתפקידו העיקריים.

ניהול תזרים מזומנים בחברה כולל:

1. תחזית תזרים מזומנים – הכנת תחזיות לתזרימי המזומנים הצפויים בעתיד הקרוב והרחוק יותר. זה כולל הערכה של הוצאות והכנסות צפוייות ממקורות שונים.
2. מעקב אחר יתרות מזומנים – ניטור של יתרות המזומנים בחשבונות הבנקים השונים ובקופות המזומנים על מנת להבטיח רמת נזילות מספקת בכל רגע נתון.
3. ניהול גרעון/עודף מזומנים – יישום אסטרטגיות להשקעת עודפי מזומנים זמניים בהשקעות ריבית או ניירות ערך וגיוס מקורות לגישור על גרעונות זמניים (קווי אשראי, מימון חוץ-בנקאי).
4. מימון ותזרים ארוך טווח – גיוס והשגת מקורות מימון ארוכי טווח מבנקים וגופים מממנים אחרים כגון הנפקת אג"ח, לקיחת הלוואות לטווחים ארוכים.
5. אופטימיזציית אשראי – ניהול ומשא ומתן על תנאי האשראי העסקיים (ימי תשלום/אשראי) מול ספקים וגם מול לקוחות על מנת ליהנות מתנאים מיטביים.
6. ניתוחים ודיווחים – ניתוח שוטף ותקופתי של דוחות תזרים המזומנים בפועל אל מול תחזיות, זיהוי חריגות ודיווח להנהלה.

מטרת ניהול תזרים המזומנים היא להבטיח שיהיה די מזומנים זמינים לצרכים השוטפים והעתידיים של החברה, למנוע מצבי חוסר נזילות ולאפשר צמיחה עסקית.

ניהול תזרים מזומנים יכול להתבצע על בסיס יומי / שבועי / חודשי או כל תקופה שההנהלה מעוניינת בה.
בחברות בהן יש מצוקת אשראי קשה ניהול התזרים יתבצע על בסיס יומי על מנת שהחברה תדע אם היא יכולה לשרוד או לא.
ניהול תזרים מזומנים הוא דבר מאוד חשוב לחברה (גם כשהיא לא בצרות) מאחר והוא מאפשר אופטימיזציה של הכסף – המרת מט"ח על פי צורך, גידור, שיפור ריביות, ניהול תיק ני"ע או פקדונות וכו'.

12. הכנת דוחות מס

אחת לשנה החברה נדרשת בהכנת חבילת דוח מס לרשות המסים.

חבילת הדיווח לרשות המסים תכלול:

1. דוחות כספיים מבוקרים – דוח רווח והפסד, מאזן, דוח תזרים מזומנים וביאורים הנלווים להם.
2. דוח התאמה למס – דוח המרכז את ההתאמות הנדרשות להתאים את הרווח החשבונאי להכנסה החייבת במס (הוצאות שאינן מוכרות, פחת בספרים מול מס הכנסה, רווחי הון וכו').
3. טפסי הדיווח הנדרשים – טפסים רשמיים הנדרשים על ידי רשות המסים כגון דוח שנתי (טופס 1214), דוחות נלווים (שידור טופס 6111 לדוגמא) וטפסים משלימים.
4. ספחים ונספחים – כגון דוחות מפורטים על רכוש קבוע (טופס י"א), נספח לרווח הון וכו'.

חבילת הדיווח צריכה להיות מסודרת היטב על מנת שרשות המסים תוכל לסקור אותה ללא חסמים מיותרים וליצור תמונה מלאה של המצב הכספי לצרכי מס.

את הדיווח לרשות המסים יעשה רואה החשבון המבקר לאחר שיבדוק את הנתונים, ישאל שאלות ויוודא שהם תואמים לפקודת מס הכנסה ולתקנות.
נכונות הנתונים וההתאמות היא על מנהל הכספים ולא על רואה החשבון (שגם יחתימו אותכם בהצהרה על כך) וחשוב לא להשמיט נתונים, ניתן לקחת חשיפות מס בצורה חכמה אבל אף פעם לא כדאי לעבור על החוק.

חשוב לדעת שעבירה על פקודת מס הכנסה היא הן עבירה אזרחית והן במקרים מסוימים עבירה פלילית, כלומר לא רק החברה תהיה חשופה לתשלום קנס וריביות בעקבות דיווח לא נכון אלא גם בעלי החברה והנהלתה (בכללם אנשי כספים) יהיו חשופים לעבירה פלילית אשר משמעותה יכולה להיות מאסר וקנסות אישיים.

13. הכנת מצגות להנהלה ולדריקטוריון

כחלק מניהול הכספים ייתכן ותידרשו להכין מצגות לישיבות הנהלה או דירקטוריון. הישיבות יכולות להיות בנוגע לתקציב השנתי, אישור הדוחות הכספיים, התווית אסטרטגיה לחברה וכו'.
המצגות יהיו בהתאם לאופי הפגישה, מדובר בכלי חשוב לשיתוף מידע פיננסי עם מקבלי ההחלטות הבכירים בחברה לצורך קבלת החלטות עבור החברה.

הכנת המצגות צריכה לכלול:

1. ריכוז וניתוח נתונים פיננסיים רלוונטיים – כגון תוצאות כספיות, יחסים פיננסיים, תזרים מזומנים, נתונים תקציביים ועוד.
2. הצגת הנתונים באופן ויזואלי וברור באמצעות גרפים, תרשימים, טבלאות ותמונות ממחישות.
3. הסבר המגמות, הסיכונים, ההזדמנויות וההתפתחויות המשמעותיות בתחום הפיננסי של החברה.
4. הכנת תחזיות והערכות לגבי ביצועים כספיים עתידיים על בסיס נתונים היסטוריים וגורמים אחרים.
5. הצגת המידע לפני ההנהלה הבכירה והדירקטוריון במסגרת ישיבות ודיונים על מנת לספק תמונת מצב עדכנית ומקיפה.
6. השתתפות בדיונים, מענה לשאלות ההנהלה/דירקטוריון ופירוט המידע הפיננסי.

---

בנקים

חשיבות התאמת חשבונות בנק על בסיס יומי

התאמת חשבונות הבנק על בסיס יומי הינה אחד הכלים החשובים ביותר בניהול הכספים של חברה.

להלן הסבר על חשיבות התהליך הזה:

1. זיהוי הונאות, גניבות ופעולות לא מורשות

ביצוע התאמה יומית מאפשר לזהות בזמן אמת פעולות בנקאיות שיש לגביהן סימן שאלה.
זיהוי מוקדם של גניבות והונאות יכול לחסוך נזקים כספיים לחברה, היא חיונית לבקרה פנימית יעילה.

לדוגמא – משיכות כספים לא מוכרות, הפקדות כספים שלא בוצעו בפועל, העברות למקור לא ידוע, חיובים כפולים וכו'

2. שמירה על דיוק הנתונים הפיננסיים בספרים

התאמת החשבונות מבטיחה שהנתונים בספרי החשבונות תואמים את הנתונים בחשבון הבנק והספרים מציגים תמונה Up to date.
זה מאפשר לקבל תמונה מדויקת ועדכנית של המצב הכספי של החברה בכל רגע נתון.
בנוסף באמצעות התאמות יומיות ניתן לגלות טעויות הקלדה או אי רישום בכלל של פקודות יומן.

לדוגמא – רישום פקודות יומן בכיוון ההפוך (הלוואה בחובה), אי הפקת קבלה או חשבונית ללקוח, אי ביצוע פקודת העברה לספק בספרים, רישום שגוי של סכום העסקה וכו'.

3. ניהול תזרים המזומנים של החברה

התאמת החשבונות מאפשרת לעקוב אחר תנועות המזומנים בזמן אמת, זה מסייע בתכנון תזרים המזומנים ובמניעת בעיית נזילות.
ניתן לנטר את כל הכספים הנכסים והיוצאים בתוך מערכת הכספים ולבנות דוח תזרים.

---

דוחות כספיים

דוחות כספיים ומה משקיעים מחפשים

בתור איש כספים שעוסק בניהול כספים והכנת דוחות כספיים, חשוב מאוד שתכיר את הענף שהחברה נמצאת בו ומה המשקיעים מחפשים בחברות בענף בו אתה נמצא.

מספר דרכים לעשות את זה:

• יש סדרת שיעורים ביוטיוב בקורס ניתוח דוחות כספיים למנהלים של המכללה למינהל שמועברים על ידי ד"ר גלי אינגבר.
  נכון לומדים את זה במהלך התואר, אבל לרוב הדברים באמת מתחברים כאשר מתחילים לעבוד ביום יום ואז כדאי לחזור לחומר הלימודי והקורס הזה מאפשר את זה.הוא משנת 2017 ומכיל 13 שיעורים שכל אחד מהם הוא בערך שעה וחצי.

• באתר של הבורסה לניירות ערך יש קורס דיגיטלי לניתוח דוחות כספיים שמועבר על ידי רו"ח שלומי שוב, ראש החוג לחשבונאות וסגן דיקן בית ספר אריסון למנהל עסקים באוניברסיטת רייכמן.
  סדרה של 6 סרטונים קצרים המיועד למשקיעים מתחילים אבל נחמד לשמוע ולראות.

• שלומי ארדן הוא מנהל בקרן הגידור ארביטראז' ואליו ויש לו אחלה שנקרא בלוג השקעות בשוק ההון – שלומי ארדן.
  מה קשור בלוג עכשיו?
  טוב ששאלת, הבלוג מאפשר לראות איך חושב משקיע בשוק ההון ואיך הוא מנתח את סוגי ענפים השונים, איזה יחסים פיננסיים מעניינים אותו ומשקיעים אחרים ועוד.
  שלומי מנתח בכל שנה את כל המניות הנסחרות בארץ בעזרת עוד כמה ח'ברה תותחים, הניתוח מחולק לפי ענפים ומאפשר לראות מה מחפש משקיע בחברה.
  דבר נוסף שעלה בזמן כתיבת שורות אלו (4/2024) הוא ריכוז של שיחות ועידה של חברות מהבורסה הישראלית, למה זה חשוב? אני אוהב לשמוע את המחשבה של המנכ"לים ובעלי השליטה (לעיתים אותה פונקציה) ולדמיין איך בתור מנהל כספים אני תומך באסטרטגיה שלהם, בנוסף יש כאלו שמאפשרים שאלות ושוב זה מאפשר לי לראות מה משקיעים מחפשים בחברה ומה בהתנהלות הכספית של החברה מפריע להם.

• במאיה ניתן לראות את כל הדוחות הכספיים לפי ענפים ותתי ענפים, גם אם אתם מנהלי כספים בחברה פרטית כדאי מאוד לקרוא דוחות של חברות ציבוריות בענף בו אתם עובדים.
  קריאת הדוחות תאפשר לכם בראייתי 3 דברים חשובים:
  1. להשוות את המצב הכספי של החברה שלכם למצב בענף באמצעות הדוחות הכספיים עצמם.
  2. להשוות את ההצגה והביאורים של הדוחות לחברה שלכם.
  3. לקבל סקירת מאקרו על הענף באמצעות דוח הדירקטוריון של החברה.

• גיליתי את הטוויטר (X נכון להיום) רק בתחילת הקורונה, עד אז חשבתי שזאת רשת חברתית של זקנים ופוליטיקאים.
  אין מקור ידע יותר טוב ממה שיש בטוויטר (למעט זמן של מלחמות ופוליטיקה אז זה קצת רעיל), יש אנשים מעולים שכותבים דברים מאוד רציניים שגורמים לפיתוח המחשבה והידע בנושא השקעות שהוא מאוד רלוונטי למנהל כספים.
  יש לי רשימה של אנשים ששווים מעקב, מקווה שאתפנה לכתוב עליהם באחד הימים.